Solo una empresa con visión global puede hacer frente a los retos del mercado internacional actual. Ramboll, con sede en Copenhague, Dinamarca, desarrolla soluciones de ingeniería sostenibles y duraderas. La empresa opera en multitud de sectores, desde el de la construcción y el transporte hasta el energético, el sanitario y el de medioambiente; asimismo, está presente en una gran variedad de países, desde los países nórdicos hasta la India y los EE. UU. Ramboll gestiona más de 40 000 proyectos al año en todo el mundo.
Según Søren Carlsen, Group HR Director of Ramboll, en una empresa con tanto personal, todo gira entorno al talento. De hecho, él piensa que ese personal es en sí la empresa. "Ponemos todos nuestros esfuerzos en contratar a los mejores talentos del mercado y les pedimos que colaboren, cooperen y proporcionen servicios profesionales a nuestros clientes. Nuestro valor son las personas, ni más ni menos".
Ramboll pasó de tener 2000 empleados en el año 2000 a alcanzar los 13 000 en el 2016, principalmente mediante adquisiciones, pero también como consecuencia de su crecimiento orgánico anual. A medida que Ramboll crecía, el equipo de líderes de la empresa empezó a darse cuenta de que no contaba con visibilidad sobre su grupo de talento internacional. ¿Cuál era el reto? No tenían ninguna plataforma de RRHH y la gestión del talento no estaba integrada. Esa fue la razón por la que Ramboll apostó por Workday.
El punto de inflexión para la empresa
Tras años de adquisiciones, Ramboll tenía una maraña de sistemas locales de RRHH muy dispares y repartidos en varios países. "No disponíamos de una base de datos de RRHH unificada", explica Carlsen. "Ni siquiera estábamos seguros de cuántos empleados había en la empresa y tampoco contábamos con procesos globales, todos eran locales. No había una metodología común para la gestión de los RRHH y el talento, es decir, no compartíamos modelo, idioma ni mentalidad".
A medida que la empresa crecía, los proyectos eran cada vez más grandes e involucraban a personal de muchas áreas de la empresa y distintos lugares del mundo. Según el consejo de ejecutivos, poder reubicar el talento sin problemas sería fundamental para que Ramboll triunfase.
"Ese era el enfoque de la empresa: decir que habíamos pasado de 2000 a 13 000 empleados, un logro maravilloso", afirma Carlsen. "Sin embargo, si queremos seguir creciendo, que es a lo que aspiramos, tenemos que encontrar otras formas de hacerlo. Ese era nuestro argumento comercial".
El momento en que las líneas de negocio empezaron a resentirse marcó el punto de inflexión. "Era muy complicado aprovechar el talento y las competencias en distintas líneas de negocio de distintos países, ya que no hacíamos las cosas igual ni teníamos el mismo sistema", explica.
Al no compartir estrategia de talento ni metodología para aprovechar los distintos puestos y competencias, Ramboll tenía dificultades para asignar personal de distintos países a un mismo proyecto. A veces el problema derivaba de cuestiones tan simples como tener una idea distinta de las competencias y responsabilidades que debe tener un responsable del proyecto sénior.
Una solución cloud integrada
Cuando Ramboll empezó a perseguir un nuevo enfoque, la búsqueda se limitó rápidamente a soluciones basadas en tecnología cloud. "Necesitábamos un sistema cloud con una tecnología a la que fuese fácil acceder desde el navegador, en lugar de un ERP tradicional", explica Carlsen. "No queríamos invertir demasiado en la estructura interna de TI".
"Workday ofrece una solución de gestión del talento y los RRHH integrada", afirma. El resto de empresas que valoró Ramboll hacían hincapié en un solo aspecto, como la gestión del talento o el reclutamiento; solo Workday proporcionaba todo lo que la empresa necesitaba en una misma solución basada en tecnología cloud.
Con Workday, no es necesario configurar integraciones entre el Core de datos de RRHH y el de talento. "La solución integrada de Workday reducía los costes y el riesgo de cometer errores", asegura Carlsen. Aun así, también era fundamental que fuese una tecnología fácil de usar, y que se tratase de un sistema unificado era necesario para conseguirlo. "Con Workday, es fácil encontrar los datos o análisis específicos que buscas, ya que no tienes que salir del sistema para revisar informes de distintos módulos y combinarlos. Por eso, este sistema es mucho más fácil de usar que otros"
En última instancia, Ramboll necesitaba un sistema flexible capaz de respaldar las mejores prácticas internacionales y ajustarse, al mismo tiempo, a las normativas locales, y Workday cumplía también con este requisito. "No hemos vivido ninguna situación en la que no hayamos podido cumplir con las normativas locales de los países en los que trabajamos", asegura Carlsen.
Un mejor servicio con los mismos recursos
La implementación de Workday en Ramboll empezó en septiembre de 2011. "Entre la firma del contrato y el lanzamiento de los procesos principales de gestión de datos de RRHH para toda la empresa, pasaron 14 meses, por lo que cumplimos con el calendario y el presupuesto", cuenta Carlsen.
Para Carlsen y su equipo, los beneficios de usar un sistema unificado se hicieron patentes en tan solo unos meses. Lo más llamativo es lo fácil que resulta aplicar cambios. "En el entorno ERP tradicional, habríamos tenido que llamar a un asesor para hacer cualquier cambio, lo que habría supuesto un coste de 300 dólares estadounidenses por hora y 14 días de trabajo. Con Workday, cualquiera puede pedir que se cambie algo y el nuevo proceso estará disponible en media hora".
Además, ahora que la empresa puede obtener datos precisos sobre empleados y colaboradores mediante Workday, el papel del departamento de RRHH está pasando de ser reactivo a proactivo.
"Ahora podemos ofrecer a la empresa unos servicios de mucha más calidad y una mayor inteligencia de RRHH con los mismos recursos", afirma Carlsen. "Antes de Workday, apenas teníamos datos de RRHH y lo que podíamos ofrecer era demasiado básico. Ahora, hemos pasado de eso a proporcionar datos activos y podemos empezar a configurar un modelo de planificación de la fuerza laboral que ayude a nuestra empresa a crecer estratégicamente. Hasta ahora, teníamos pocas oportunidades de ofrecer insights prácticos".
"En lugar de sentarnos y esperar a que pase algo, ahora podemos prepararnos para lo que venga, porque sabemos lo que puede suceder", explica Carlsen. "Ahora, por ejemplo, podemos anticipar las posibles rotaciones. De repente, es posible proporcionar unos números mucho más exactos sobre las rotaciones, por lo que puedo ayudar a los ejecutivos de mi línea de negocio a determinar cuántos puestos se quedarán vacíos para el próximo año y prepararnos para afrontarlo. Aunque no podemos predecir el futuro con exactitud, conseguiremos ser más ágiles".
Fomentar la comprensión mutua
Sin duda, el principal beneficio para Ramboll es la capacidad de hacer que haya entendimiento entre las oficinas más alejadas. "Tener un solo sistema hace que se comparta la misma mentalidad, es decir, vemos las cosas desde la misma perspectiva", aclara Carlsen. "Ahora podemos empezar a hablar de intercambiar el talento de una forma distinta".
Carlsen y su equipo también han lanzado procesos globales para el desarrollo del talento y la gestión del desempeño. "Esto no habría sido posible sin un sistema global como Workday", señala.
"Ofrecemos a nuestros clientes proyectos basados en conocimientos con los que construir un mundo más sostenible. Para que esto sea posible, tenemos que ser capaces de combinar el talento y la experiencia de distintas áreas de nuestra empresa, hacerlo rápido y de forma que se satisfagan las necesidades de esos clientes", añade.
"Gracias a Workday, obtenemos muchos más insights sobre nuestra empresa. Ahora, nos resultará mucho más fácil determinar quiénes son los empleados más adecuados para cada proyecto, ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio posible y hacerlo lo más rápido que podamos. Al mismo tiempo, reduciremos los riesgos para nuestra empresa, ya que sabremos más sobre lo que puede pasar y podremos prepararnos para ello".