Las previsiones van a la cabeza de la montaña rusa del cambio en Omnico Group

Después de que las funcionalidades de Excel dejasen de bastarle, Omnico apuesta por Workday Adaptive Planning para hacer previsiones más exactas y planificar con agilidad.

Asistir a siete de los 11 parques temáticos más importantes del mundo no es tarea fácil. Para hacerlo, es fundamental responder rápido a los cambios mediante una planificación y unas previsiones exactas y ágiles. Esta es la razón por la que Omnico Group, el proveedor de software líder en retail, alimentación y emisión de tickets del sector de la hostelería, apostó por Workday Adaptive Planning. Las funcionalidades de Excel ya no eran suficientes para la empresa y era necesario un cambio. "Cuando yo empecé, no había tiempo para cuestiones de valor añadido. Lo único importante era consolidar los datos con exactitud e intentar generar informes básicos", explica Tom Siviter, Financial Controller de Omnico Group en el Reino Unido. Al utilizar hojas de cálculo y procesos incapaces de escalar con la empresa, la frustración era cada vez mayor y la exactitud se veía afectada: era evidente que Omnico tenía que cambiar las cosas. La empresa necesitaba un modelo más flexible con el que el equipo financiero pudiese automatizar la recopilación de datos y dedicar más tiempo a analizarlos. De esta forma, el departamento ofrecería unos insights más exhaustivos y se convertiría en un partner de negocio para el resto de la empresa.

Después de que Omnico adoptara Workday Adaptive Planning, todo fue a mejor. Ahora, el equipo financiero puede configurar tableros de mando y modelos complejos con un solo clic. Cuando los partners de negocio solicitan un cambio o una solicitud, el equipo responde en tan solo unos minutos. Consultar los modelos de ingresos para analizar las tendencias que afectan a las ganancias —algo imposible de hacer cuando se usaban varias hojas de cálculo de Excel— es ahora una actividad colaborativa que se lleva a cabo durante las reuniones, en el momento en que surge cualquier duda. Los líderes empresariales disponen, incluso, de opciones de autoservicio para recopilar por sí mismos los datos mediante una interfaz sencilla. Gracias a todo esto, el equipo financiero puede dedicar más tiempo a trabajar en las estrategias en lugar de la validación de datos. "Ahora, ya no solo puedo facilitar cifras, sino que puedo discutir con el consejo sobre los cambios que están sucediendo, volver a mi escritorio y, 10 minutos después, tener un informe listo para ellos", afirma Siviter. "En resumidas cuentas, esto quiere decir que puedo tomar decisiones con ellos y convertirme en un auténtico partner de negocio, en lugar de limitarme a escuchar sus solicitudes y pensar en cuanto tiempo me llevará completar todos los procesos en Excel para darles lo que necesitan".

Gracias a Workday Adaptive Planning, he crecido como profesional, ya que he pasado de ser un analista que completa procesos y se las arregla para localizar los datos a señalar yo mismo la información que puede ser útil e influir en las decisiones que se van a tomar.

Financial Controller, Reino Unido

Retos

  • Un archivo de Excel enorme con los ingresos del grupo, que incluía todas las ventas, fases de venta e ingresos, y en el que se tenían que cortar y pegar todas las cifras reales, una tarea que llevaba una cantidad desorbitada de días todos los meses.
  • Debido a las limitaciones de Excel, era imposible analizar las tendencias que afectaban a los balances y al flujo de caja, por lo que los miembros del equipo financiero se consideraban simples contables en lugar de partners de negocio.
  • La planificación era estática, por lo que no se podían gestionar de forma activa las previsiones ni identificar sus carencias o determinar los riesgos de cada cifra. Asimismo, era imposible hacer rolling forecasts: el equipo financiero empleaba todo su tiempo en extraer los datos y elaborar informes básicos.
  • Para intentar crear un sistema de previsiones, el equipo financiero tendría que dedicarse a consolidar la información de distintos puntos para que, aun así, los datos se actualizasen constantemente. Debido a esto, las previsiones ya serían inexactas en el momento de presentarlas.

Resultados

  • Gracias a la planificación activa, el equipo financiero se ha vuelto más ágil y se ha convertido en un partner de negocio que puede planificar continuamente utilizando datos procedentes de toda la empresa.
  • El proceso de rolling forecasts y generación de informes es continuo, y permite tomar decisiones empresariales más estratégicas, enfocadas al futuro y capaces de escalar a medida que la empresa crece.
  • Con la planificación de supuestos, el equipo financiero puede desglosar los ingresos en pedidos específicos y determinar si son recurrentes, si se renuevan o si provienen de un compromiso de venta. De esta forma, es mucho más fácil concienciar al equipo de ventas sobre lo que tienen que hacer para llegar a las cifras objetivo.
  • Gracias a los informes de autoservicio, a los líderes empresariales les resulta más sencillo encontrar y usar los datos en cuestión de minutos para crear sus propios informes.


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