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Tres estrategias prácticas para el crecimiento de la mediana empresa

Las organizaciones de tamaño medio desempeñan un papel primordial en la economía global, por su aportación a la creación de empleo, al crecimiento económico y a la innovación.

Veamos el panorama global más detalladamente. Por ejemplo, en Asia las pymes representan alrededor del 99 % de todas las empresas, el 70 % del total de empleos y el 50 % del PIB, según un informe de la Comisión Económica y Social para Asia de las Naciones Unidas.

En Estados Unidos, hay casi 200 000 empresas de tamaño medio, según datos del National Center for the Middle Market (NCMM). Estas empresas, que el NCMM define como generadoras de ingresos de entre 10 millones y 1000 millones de dólares, representan un tercio del PIB del sector privado.

"Estados Unidos pasa por el tercer periodo de crecimiento ininterrumpido más largo de su historia económica, impulsado por la mediana empresa del país", afirma Thomas Stewart, director ejecutivo del NCMM.

En comparación, en Europa la mediana empresa constituye un pequeño porcentaje del total de empresas (que va desde un mínimo del 1,2 % en Alemania hasta el 1,7 % de Francia), si bien genera aproximadamente una tercera parte de los ingresos del sector privado y emplea aproximadamente un tercio de las plantillas de cada país, según un informe de ESSEC Business School y GE Capital.

Si su empresa está entre las medianas (o es una pequeña empresa que aspira a serlo), estos datos demuestran no solo el considerable valor que su sector aporta a la economía global, sino también las formidables oportunidades disponibles para el crecimiento continuado.

¿Qué hará falta para que su organización alcance el nivel de éxito requerido, ya sea en forma de objetivos financieros, expansión geográfica o "ascenso" a la categoría de gran empresa?

La respuesta está en tres áreas fundamentales: la eficiencia de las operaciones de la empresa, su rapidez de adaptación a los cambios y el acierto en la contratación y retención de talento.

Veamos más detenidamente cada una de estas áreas, sus retos y cómo los han afrontado las empresas de tamaño medio triunfadoras.

"Las pymes son una fuente de empleo, competencia, dinamismo económico e innovación; estimulan el espíritu emprendedor y la difusión de habilidades. Al tener una mayor presencia geográfica que las grandes empresas, las pymes también contribuyen a una mejor distribución de los ingresos."

—Supachai Panitchpakdi, Secretario General de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo

1. Eficiencia operativa

Uno de los principales retos para el crecimiento de las empresas medianas es la complejidad de las tareas y las funciones administrativas, tales como el uso de herramientas de gestión de personal y nóminas.

A menudo, el problema radica en que, a falta de sistemas adecuados (o incluso la carencia total de sistemas), estas empresas recurren a procesos manuales. Como resultado, los empleados acaban creando y desarrollando procesos en los que se utilizan hojas de cálculo y otras aplicaciones en muchos sistemas desconectados, con el consiguiente riesgo de errores e incoherencias en los datos.

"El aumento de la carga administrativa y los procesos manuales crean grandes dificultades para la mediana empresa", afirma Greg Bloom, vicepresidente regional de la consultoría Mercer y director de implementaciones de tecnología empresarial para la mediana empresa. Bloom recalca que, para mantener la competitividad y el crecimiento, las empresas deben incrementar su eficacia en lo relativo a personal, procesos y tecnología.

"La escalabilidad puede ser una lucha para las empresas medianas", comenta el director ejecutivo de NCMM. "El papeleo es un inconveniente para la mediana empresa que, al ir creciendo, se enfrenta a la gestión de diversos sistemas de información."

Estas cargas administrativas también merman recursos de finanzas y RRHH, "robando" tiempo que los empleados podrían dedicar a actividades más estratégicas, como los análisis de datos o las colaboraciones empresariales.

"Para lograr la ampliación y el crecimiento de las empresas medianas, ya sea de forma orgánica, mediante fusiones y adquisiciones o por oferta pública inicial, los equipos de finanzas y recursos humanos deberían centrarse en actividades más estratégicas, no en tareas manuales", dice Bloom.

Pioneer Energy Services es una empresa contratista que proporciona servicios de perforación terrestre y servicios de producción a empresas dedicadas a la prospección y extracción de petróleo y gas. En sus intentos por agilizar procesos y capacitar a su plantilla, esta compañía tuvo que enfrentarse a un aumento de la complejidad y de las tareas administrativas. Pasaban demasiado tiempo realizando largos procesos manuales tales como la extracción y la conciliación de datos procedentes de sistemas diversos.

"Anteriormente usábamos un sistema legacy que habría requerido hasta nueve productos adicionales para ofrecernos las funciones equivalentes que encontramos dentro de la plataforma Workday", afirma Bill Schneider, vicepresidente de TI de Pioneer Energy Services. "Nos dimos cuenta de que el sistema se nos había quedado pequeño cuando dejó de ser capaz de satisfacer nuestras necesidades empresariales y de respaldar el crecimiento de la organización."

 

La automatización es clave

Los avances tecnológicos permiten a las organizaciones de tamaño medio automatizar muchos procesos onerosos. Para ese tipo de tareas son especialmente adecuadas las aplicaciones empresariales que hacen uso del cálculo "in-memory", tienen integrados business process frameworks con que mejorar la eficiencia y la escalabilidad y son soluciones cloud.

Las sofisticadas tecnologías que antes podían parecer inasequibles están ahora al alcance de la mediana empresa.

Al incorporar en un solo sistema RRHH, nóminas, analytics y planificación, estas aplicaciones permiten a las empresas estandarizar y automatizar procesos en toda la organización y crear una sola fuente de información.

Las sofisticadas tecnologías que antes podían parecer inasequibles para muchas empresas de tamaño medio están ahora a su alcance y son más fáciles y rápidas de implementar que los sistemas legacy.

Veamos ahora lo relativo a la funcionalidad de RRHH, donde los procesos automatizados pueden tener un impacto considerable para la capacidad de crecimiento del negocio.

Elekta, una multinacional en rápido crecimiento con sede central en Estocolmo y pionera en el tratamiento del cáncer y de las afecciones del cerebro, utilizaba anteriormente varios sistemas de recursos humanos distintos que dificultaban las tareas más sencillas. "Nos costaba incluso confirmar datos básicos, como la cantidad de empleados que teníamos", explica Raymond L’homme, manager global de aplicaciones de RRHH.

Para sustentar sus planes de crecimiento, sustituyeron más de 20 sistemas diferentes por un solo sistema cloud de gestión del capital humano que unificó los procesos en toda la empresa. "La mayor ventaja es que hay un solo sistema, algo importantísimo para nuestros managers globales", afirma L’homme. "Tenemos los mismos procesos, presentados del mismo modo. Si queremos aumentar los salarios, el proceso es el mismo tanto en China como en Suecia.”

Al adoptar la automatización, Elekta ha dado pasos importantes orientados al crecimiento continuado.

"Una mayor eficiencia permite a las empresas medianas competir, aprovechar oportunidades nuevas y emergentes y concentrarse en iniciativas más estratégicas vinculadas a la agenda del CEO y a la estrategia corporativa", afirma Bloom.

 

¿Por dónde empezar?

Las organizaciones medianas pueden empezar por identificar procesos ineficientes que obstaculizan el crecimiento y luego investigar cómo pueden utilizar la tecnología para agilizar dichos procesos y aportar escalabilidad a la organización.

"Las empresas medianas deberían preguntarse si tienen implementados sistemas y estructuras que permitan su crecimiento", comenta Stewart. "Es importante crear capacidades de gestión y expansión del negocio."

Esto se debería hacer cuanto antes. "Las empresas medianas suelen estar capacitadas para agilizar y estandarizar procesos en fases tempranas de su ciclo de crecimiento, algo que puede resultar mucho más difícil de lograr en las organizaciones grandes", dice Bloom. "Esto puede suponer eficiencias y reducciones reales de costes para las empresas medianas."

 

2. Adaptación al cambio

Las organizaciones medianas tienen una ventaja exclusiva sobre las grandes: la agilidad. "Las empresas medianas tienen espacio para crecer y no están sujetas a la ley de los grandes números", dice Stewart. "Eso les permite moverse con más rapidez y aprovechar las nuevas tendencias."

No obstante, la capitalización de nuevas oportunidades requiere una eficaz planificación de negocios, lo que no suele ser el punto fuerte de la mediana empresa.

"En las empresas de tamaño medio, la planificación estratégica puede quedar relegada mientras la dirección se centra en aspectos más tácticos y apremiantes", afirma Bloom. "Para cuando terminan su 'planificación' es demasiado tarde, no se basa en datos y no suele abarcar a toda la organización."

Las herramientas y tecnologías ineficaces suelen ser las responsables de una planificación deficiente. Las organizaciones usan hojas de cálculo para esa tarea, con datos diseminados en diversos sistemas. A menudo, los líderes empresariales se ven obligados a recopilar y conciliar datos de modo manual para realizar el análisis.

"Muchas empresas medianas tienen sistemas legacy dispares, unos diseñados para tareas administrativas y generación de informes acerca de periodos anteriores y otros para la supervisión y el control del periodo actual y la planificación del futuro”, afirma Bloom.

 

Planificación continua

En el entorno actual, las empresas deben reconocer el cambio y estar preparadas para afrontarlo, ya sea identificando posibles disrupciones o amenazas competitivas, cumpliendo nuevas normativas o manteniéndose a la par de la evolución de las expectativas de los clientes.

Para ello tienen que hacer gala de una mentalidad de planificación continua que les permita adaptarse a medida que cambia la situación. Los enfoques de planificación tradicionales, como los presupuestos anuales estáticos, han dejado de tener sentido.

Lo bueno es que los sistemas de planificación son ahora más accesibles y asequibles para la mediana empresa. Gerald Harris, manager sénior de gestión de desempeño empresarial de KPMG Global, lo comenta en el informe de KPMG "Planificación, Elaboración de Presupuestos y Forecasting: visión de futuro."

"En las empresas medianas, la planificación estratégica puede quedar relegada respecto a otras prioridades."

—Greg Bloom, Vicepresidente regional, Mercer

 

"En mi opinión, la plataforma cloud es probablemente el mayor avance en la tecnología de planificación, presupuestos y forecast", afirma Harris. "El menor coste total de propiedad supone que ahora no solo las empresas grandes sino también las medianas se pueden permitir implementar procesos eficientes de planificación, presupuestos y forecast. Ahora no hay excusa para realizar las actividades relacionadas usando procesos manuales, ni merece la pena hacerlo.”

 

Analytics y datos en tiempo real

Los sistemas cloud de planificación, especialmente los que utilizan datos de distintas operaciones de un sistema, han cambiado el panorama en cuanto a datos y analytics.

"La consolidación de RRHH, finanzas y nóminas en un sistema con una sola fuente de información permite a las empresas capturar el contenido y el contexto de los eventos empresariales cotidianos para ofrecer informes financieros, operativos y de gestión basados en el mismo conjunto de datos en tiempo real", dice Bloom. "Esto mejora significativamente la calidad de los datos e informes y les ofrece una visión más completa del negocio respecto a la planificación."

También proporciona una gran ventaja cuando se trata de planificar y ejecutar estrategias de crecimiento. El personal suele representar el mayor gasto de una empresa y las métricas en tiempo real como headcount, costes, ingresos y flujo de caja pueden ayudar a una empresa a entender el desempeño, identificar problemas y adaptarse y cambiar cuando haga falta.

Esto resultó importante para AAA Northern California, Nevada & Utah (NCNU), que se convirtió en una de las mayores asociaciones automovilísticas regionales tras la fusión con otras dos asociaciones en los últimos años. "El personal supone el 50 % del gasto de nuestra organización, por eso es importante para nosotros un enfoque unificado de planificación que abarque las finanzas tradicionales y las implicaciones de plantilla", explica Dustin Cramer, vicepresidente de análisis y planificación financiera de AAA NCNU. "Tenemos en un solo sistema datos financieros y de plantilla y son datos actuales. Hemos abandonado las hojas de cálculo y, con todos los datos en un solo sistema, podemos ver las cosas con más claridad. Por ejemplo, si introducimos datos en nuestro módulo de contratación, el departamento de RRHH puede empezar a comunicar la viabilidad de estos objetivos de planificación."

 

3. Captación y retención de talento

Las empresas medianas pueden tener problemas para captar el talento adecuado. Según "Help Wanted", un informe publicado por NCMM y Brookings Institution’s Metropolitan Policy Program, aunque las empresas de tamaño medio crean más empleo que cualquier otro sector económico, su considerable demanda de capital humano agrava especialmente la captación de dicho talento.

En los países asiáticos en desarrollo, los gobiernos no consiguen crear un flujo adecuado en el sistema educativo para proporcionar jóvenes que cumplan los requisitos de las empresas contratantes. Los trabajadores más dinámicos y cualificados se inclinan por las empresas grandes o por el sector público. Las grandes empresas suelen ofrecer salarios más altos y mayores beneficios, mientras que el empleo público ofrece mayor estabilidad laboral y beneficios respecto a la seguridad social. Esto dificulta que las empresas pequeñas puedan conseguir trabajadores cualificados en la competencia por el talento a nivel nacional.

De hecho, según el informe, casi 4 de cada 10 ejecutivos de la mediana empresa afirman que las posibilidades de crecimiento de su empresa se ven restringidas por la falta de talento, con cifras aún mayores en los sectores de servicios, construcción y atención sanitaria. Stewart afirma que a ese reto se añade el hecho de que las empresas medianas no suelen contar con la atracción que ejerce un gran nombre de marca para los posibles candidatos.

Este problema se acentúa porque las organizaciones medianas suelen carecer de la infraestructura interna de RRHH necesaria para desarrollar programas sólidos de contratación y retención. Como resultado, los departamentos de RRHH tienden a centrarse en actividades operativas como la incorporación de nuevo talento y la atención a las necesidades diarias de los empleados. Eso deja menos tiempo que dedicar activamente a la contratación y la retención, lo que puede tener gran repercusión en el crecimiento de una empresa.

Otro aspecto que puede afectar a las posibilidades de crecimiento es la falta de formación. En el informe se menciona la tendencia de las empresas medianas a formar personal internamente solo cuando es necesario, con un 45 % de empresas que admite que forma según sus necesidades y que no dispone de un programa de formación continua.

 

Falta de respaldo de la educación superior

En el informe se destacan también las dificultades que tienen las empresas de tamaño medio a la hora de acceder a recursos y asistencia para captar talento procedente de centros de educación superior y programas de formación laboral. Según el informe, los recursos tradicionales para la contratación de talento (como universidades, escuelas de comercio y programas de desarrollo laboral del sector público) no dan prioridad a las necesidades específicas de las empresas medianas, sino que se centran en las grandes empresas.

¿Por qué ocurre así? Según Stewart, hay menos empresas medianas comprometidas con lo que a veces se denomina el “sistema de personal” debido al endeble equilibrio entre la oferta y la demanda. El sistema no es fácil de navegar para las empresas pequeñas, los formularios pueden ser complejos y las agencias difíciles de localizar o no están coordinadas.

Stewart también menciona los retos del sistema. "Para la oferta, los incentivos suelen estar desalineados. Un centro de estudios superiores estará dispuesto a desarrollar cursos especiales a petición de una empresa grande capaz de prometer la contratación de decenas de alumnos anualmente; pero es mucho más difícil coordinar y satisfacer las necesidades de un grupo de empresas medianas, aunque quepa la posibilidad de que el número de contratados por ellas sea mayor."

 

Mejora de la contratación y la retención

Las organizaciones de tamaño medio tienen varias formas de sortear esas dificultades y mejorar la contratación y la retención de talento, lo que lleva a un mayor crecimiento de la empresa.

Stewart sugiere que las empresas medianas sean más proactivas en la planificación de captación de talento y no esperen hasta el momento en que sea imprescindible para dedicarse a ello. Según el informe de investigación "Mastering Talent Planning" de NCMM en colaboración con Vistage, hay una estrecha correlación entre la planificación de captación de talento destacado y el crecimiento y el desempeño globales de una empresa.

"Las empresas que planifican bien la captación de talento, en especial las que tienen establecido un proceso formal, realizan todo tipo de iniciativas de planificación y fomentan la participación de ejecutivos sénior y de categorías superiores en el proceso de planificación de talento, tienden a ser las de crecimiento más rápido y mejor desempeño en el sector de la mediana empresa."

La formación y el aprendizaje continuados también pueden contribuir a mantener la motivación y el compromiso de los empleados y son una forma de desarrollar nuevos conjuntos de habilidades.

Asimismo conviene tener estrategias de retención, especialmente teniendo en cuenta que la propia plantilla de una empresa puede ser el mejor lugar para comenzar una búsqueda de talento durante los periodos de crecimiento elevado. La gestión del desempeño es un área que puede ayudar a mejorar la retención, en especial cuando no se limita a ser un evento anual sino un proceso continuo que capacita a los empleados.

Según el informe "Help Wanted", las empresas medianas que destacan en la gestión del desempeño suelen tener ejecutivos sénior que creen en el proceso y lo tratan como parte integral del trabajo cotidiano. En lugar de limitarse a revisiones de desempeño formales, crean un proceso en el que tiene cabida la comunicación espontánea continua.

La formación y el aprendizaje continuados también pueden contribuir a mantener la motivación y el compromiso de los empleados y son una forma de desarrollar nuevos conjuntos de habilidades a medida que evoluciona una organización. Las organizaciones medianas también deberían considerar la posibilidad de colaborar más estrechamente con posibles fuentes de talento externas. En el informe "Help Wanted" se incluyen sugerencias como el establecimiento de relaciones con el profesorado de universidades locales, como puente de conexión entre la organización y candidatos prometedores, o la oferta de puestos de prácticas estivales para alumnos en último año de carrera.

 

La tecnología puede ayudar

El desarrollo de procesos de gestión y planificación de talento más formales puede parecer inabordable para muchas empresas medianas. El uso de múltiples aplicaciones obsoletas para RRHH, talento, beneficios, nóminas y contratación que usan muchas de esas empresas exige tiempo y recursos considerables y no proporciona la base ni las funciones necesarias para la práctica de una gestión de talento más eficaz.

En Asia, las pymes afrontan retos similares, por ejemplo, en lo que respecta al acceso a datos relacionados con finanzas, tecnología, recursos humanos y mercado y, sobre todo, en lo relativo a la adaptación a las oportunidades y las amenazas de la globalización.

No obstante, los avances tecnológicos están facilitando la capacitación más sofisticada para la gestión de talento en las organizaciones de tamaño medio. Los sistemas cloud que integran gestión de capital humano, talento, contratación y aprendizaje en un solo sistema permiten a las empresas simplificar sus procesos y con ello reducir el tiempo de trabajo manual que dedican a los distintos sistemas.

Una sola fuente de información para todas esas funciones también proporciona más visibilidad de los costes y del desempeño de la plantilla a nivel global. A medida que las organizaciones medianas crecen y se expanden, pueden responder a preguntas como: ¿Tenemos a los mejores empleados trabajando en nuestras iniciativas más importantes? ¿Dónde podemos encontrar el mejor talento? ¿Para quién hay riesgo de salida? ¿Dónde hay fisuras en la estructura de puestos de liderazgo? ¿Qué talento genera mayores ingresos?

"Las empresas medianas deberían preguntarse si tienen implementados sistemas y estructuras que permitan su crecimiento."

—Thomas Stewart, NCMM

Unibail-Rodamco, empresa líder del sector inmobiliario comercial europeo, optó por la transición a cloud para sus operaciones de RRHH, con el fin de respaldar su presencia en 12 países e impulsar su crecimiento.

"De cara al futuro, es importante adoptar un sistema de recursos humanos capaz de sustentar un crecimiento y un cambio rápidos, a la vez que nos ofrece una mayor visibilidad de nuestra plantilla a nivel global", comenta Sylvain Montcouquiol, responsable de recursos humanos de Unibail-Rodamco.

 

Conclusión

La mediana empresa tiene un importante papel en la economía mundial, al impulsar el empleo, la innovación y el crecimiento. Aunque este sector afronta retos específicos, su organización puede afrontarlos mejor con nuevos métodos y haciendo uso de avances tecnológicos y nuevos enfoques aplicables a operaciones, planificación y talento. El futuro es prometedor, al contar con más asistencia y herramientas con las que crecer y aprovechar los logros alcanzados.