Workday y Rubrik

Al hacerlo conseguimos desbloquear oportunidades para mejorar el rendimiento y la colaboración transversal. Con una nueva base de planificación que utiliza datos en tiempo real y consistentes, Rubrik buscó acelerar los procesos de planificación aún más al desarrollar integraciones de terceros con Workday Adaptive Planning.

Esto permitió una mayor automatización de la planificación en las finanzas, las ventas, la demanda, la fuerza laboral y TI. Ahora, los equipos de Rubrik producen una cuenta de resultados y un balance completo con los datos que fluyen continuamente de trimestre a trimestre garantizando que la realización sistemática de revisiones trimestrales de las empresas (QBR), que antes eran esporádicas. La planificación se ha vuelto más eficaz y precisa y ha cumplido con la meta del CFO de los cierres de tres días.

Con la agilidad y la visibilidad renovadas en toda la organización, Rubrik puede ser más sensible a las tendencias del mercado y tomar decisiones más rápidamente gracias a los informes de gestión actualizados y los analytics personalizados.

Retos

• Los datos no válidos dificultaban la toma de decisiones: al desconfiar de los datos usados en los informes financieros periódicos y la planificación operativa anual, el liderazgo no se sentía cómodo tomando decisiones importantes o elaborando informes para los directivos.
• Las hojas de cálculo impedían la planificación de la fuerza laboral: con el rápido ritmo de crecimiento y dado que el personal es uno de los mayores gastos para las empresas de software, Rubrik necesitaba modos más precisos y eficaces que las hojas de cálculo para hacer un seguimiento del crecimiento y planificar los gastos de la fuerza laboral en tiempo real.
• Dificultad para determinar territorios: el proceso de recopilar un conjunto de datos grande y multidimensional y cortarlo de numerosas maneras para llegar finalmente a los territorios era muy difícil y muy duro de visualizar usando hojas de cálculo.
• La falta de integridad en los datos limitaba la visibilidad del inventario: la planificación de la demanda de Rubrik y la gestión de los costes de los envíos de hardware de terceros se vieron comprometidas por los problemas de control de la versión derivados de la imprecisión de las hojas de cálculo. Todo ello impidió confirmar las dimensiones de esas pérdidas.

Resultados

• La automatización de los datos activos desbloquea la agilidad organizacional: Workday proporciona acceso protegido a datos en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que permite a Rubrik planificar en diversos equipos, desde el área de finanzas a las operaciones de producto. Como resultado, el proceso de elaboración trimestral de informes es más eficaz y preciso y ha permitido al equipo de finanzas realizar las reuniones de revisión trimestrales y cumplir con la meta del CFO del cierre en tres días.
• La visualización de los datos se alinea con los requisitos de la fuerza laboral para crecer: al centralizar la planificación de gastos de la fuerza laboral en Workday, Rubrik puede planificar y realizar previsiones por headcount y de contratación futura, incluyendo desplazamiento y gastos, cálculos de bonus e incrementos de méritos en función de las necesidades de expansión. La elaboración de informes detallados permite a Rubrik tener insights más detallados acerca de los gastos por centro de costes, cuenta e incluso asignación de la instalación.
• Diseño intuitivo del territorio: con la disposición visual de los datos en el tablero de mandos de Workday Adaptive Planning, lo que antes era una maraña de regiones en una hoja de cálculo se convierte ahora en un mapa geográfico de estilo heatmap para visualizar el territorio a lo largo de las jerarquías geográficas hasta el nivel de código postal y con posibilidad de recortar en función de atributos adicionales como el TAM (mercado direccionable total de un territorio). La posibilidad de realizar análisis hipotéticos permite a las operaciones de venta mover cuentas en los diferentes territorios y ver inmediatamente las consecuencias.
• La planificación de la demanda altamente visible reduce los costes del inventario: el equipo de operaciones controla ahora en tiempo real los niveles del inventario y los costes, mientras que las previsiones mensuales, trimestrales y anuales para la planificación de la demanda y el inventario refuerzan las decisiones ejecutivas.