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Workday y Kindred at Home

Como el mayor proveedor diversificado de asistencia sanitaria postaguda en los EE. UU., Kindred at Home ofrece servicios de asistencia a domicilio a más de 350 000 pacientes de más de 600 lugares de la comunidad en 40 estados.

Productos de Workday: Enterprise Planning

Con Workday Adaptive Planning, hemos visto una rentabilidad de la inversión de cerca de 350 000 dólares al año en un periodo de tres años para un ahorro de más de un millón de dólares.

Vice President, Business Operations

El proveedor de asistencia sanitaria nacional ha registrado una rentabilidad de la inversión del 751 % en menos de dos meses.

Como uno de los proveedores de asistencia sanitaria más grandes de los EE. UU., Kindred at Home ha ido creando un complejo proceso de elaboración de informes y planificación de presupuestos como resultado de sus numerosas adquisiciones y de los cientos de ubicaciones de los que dispone repartidas por todo el país. La empresa se enfrentaba pues a un diagnóstico grave: sus mánagers de presupuestos eran las mismas enfermeras que se encargaban de ofrecer la asistencia sanitaria. "La mayoría de nuestras sedes están dirigidas por enfermeras. Su asignatura favorita en el centro de estudios no era las finanzas, así que es lógico que la elaboración de presupuestos no les apasione", dice Aimee McCorkle, vicepresidenta de operaciones comerciales. Además, los cambios constantes en la reestructuración jerárquica organizativa habitual y de reembolsos en el sistema de salud Medicare debido a las adquisiciones, las consolidaciones y apertura de nuevas sedes eran muy difíciles de gestionar en Microsoft Excel o en el software de planificación on-premise anterior.

¿La receta? Workday Adaptive Planning Con Workday Adaptive Planning, el equipo financiero de Kindred at Home pudo simplificar el proceso para los mánagers de presupuestos de enfermería. Esto, a su vez, mejoró la visibilidad de la empresa en el presupuesto y aumentó su flexibilidad, por no hablar del ahorro de tiempo que experimentaron las enfermeras para dedicarse a la atención sanitaria. "Workday Adaptive Planning nos ha permitido reducir el tiempo del proceso de planificación de los presupuestos de cinco meses a tres meses aproximadamente", dice McCorkle. "Con esta reducción de tiempo, el equipo financiero tiene más tiempo para dedicar a las operaciones y las ventas para ayudar a impulsar nuestras iniciativas empresariales. En realidad, podemos realizar más modelados o planificaciones de la rentabilidad de la inversión en las nuevas empresas. Ahora incluso nos involucramos con las adquisiciones, cuando antes teníamos que dedicar la mitad del año al proceso de planificación de presupuestos".

Retos

  • Había problemas de control de versiones y dificultades para que el personal de enfermería y usuario final pudiera completar los presupuestos a tiempo usando el software on-premise anterior basado en Excel y Oracle Hyperion
  • No se podían incorporar cambios a nivel sucursal hasta el día siguiente porque era necesario que un administrador ejecutara una regla de gestión para calcular las instantáneas consolidadas
  • Se procuraba adaptar el modelo para incorporar los cambios habituales en los reglamentos, las reglas de reembolso de Medicare y la estructura comercial
  • Imperaba un largo proceso de planificación presupuestaria que impedía que las finanzas pudiesen colaborar con las operaciones y las ventas en la planificación empresarial

Resultados

  • Se implementó Workday Adaptive Planning en la empresa en solo 3 meses para 500 usuarios. El software intuitivo consiguió una mayor aceptación que el proceso anterior.
  • Mayor capacidad para que los mánagers de presupuestos de enfermería introdujeran los datos directamente al tiempo que se les facilitaba la creación de previsiones específicas de los mercados locales.
  • Mayor flexibilidad en el modelo para gestionar los principales cambios como las modificaciones del reembolso de Medicare o los cambios organizativos.
  • Ahorro de 2 meses de trabajo en finanzas para realizar tareas estratégicas como adquisiciones y planificación de las inversiones.

 

Con Workday Adaptive Planning OfficeConnect, las actualizaciones de datos son automáticas. Eso quiere decir que las presentaciones de libros pueden prepararse en cuestión de horas, al contrario de lo que ocurría anteriormente que se tardaba una semana.

Vicepresidente de operaciones comerciales

Reto

Como muchas organizaciones que se crearon mediante adquisiciones, Kindred at Home tenía varias herramientas para la elaboración de informes y la planificación de presupuestos. Contaba con 400 sedes repartidas por todo el país, por lo que el proceso de elaboración de presupuestos era largo y tedioso. Los usuarios finales se frustraban con todo el tiempo que necesitaban para finalizar sus presupuestos y los resúmenes acumulativos tenían una variedad de reglas que había que incorporar. Todo esto únicamente añadía más complejidad al proceso, que era por tanto fuente de una gran insatisfacción.

Estrategia

Kindred at Home tomó cartas en el asunto en 2012 y evaluó varias soluciones entre las que se incluían Workday Adaptive Planning y Oracle. Una de las empresas adquiridas ya utilizaba Workday Adaptive Planning y el éxito de esa implementación ayudó a tomar la decisión. La matriz finalmente seleccionó Workday Adaptive Planning por diferentes motivos:

  • Kindred at Home sabía que una de sus divisiones ya trabajaba con Workday Adaptive Planning y que esta opción ofrecía la facilidad de uso y la flexibilidad que estaban buscando.
  • El modelo cloud permitiría a Kindred at Home reducir la importante inversión en capital y el largo tiempo de implementación y además podría ofrecer a la empresa la flexibilidad de crecer añadiendo oficinas nuevas y usuarios sin necesidad de una inversión en TI adicional.
  • La facilidad de uso de Workday Adaptive Planning redujo los requisitos de formación, mejoró el compromiso e hizo que la implementación fuese más sencilla.
  • La fijación de precios podría integrarse en el presupuesto operativo.

Kindred at Home inició la implementación de Workday Adaptive Planning en 2012 y comenzó la implementación gradual con su división de salud en el hogar. La implementación duró solo tres meses y fue todo un éxito. Durante el año siguiente se sumaron el resto de divisiones en una rápida sucesión. Este próximo año presupuestario será el primero en que toda la empresa utiliza Workday Adaptive Planning para la elaboración de presupuestos y el éxito ya es más que palpable. Todo el mundo en la organización utiliza ya Workday Adaptive Planning para la planificación presupuestaria y esto aporta una visión integral de toda la organización disponible ahora por primera vez. Los usuarios informan sobre importantes ahorros de tiempo y el proceso ha reducido las cargas de trabajo del equipo financiero en más de dos meses.

Áreas de ventajas principales

La implementación de Workday Adaptive Planning ha permitido a Kindred at Home mejorar la visibilidad, aumentar el compromiso de sus mánagers presupuestarios y reducir la complejidad del proceso.

Las ventajas principales del proyecto son:

  • Aumento de la productividad del mánager presupuestario. Con las implementaciones anteriores, a los mánagers presupuestarios les parecía que el proceso era frustrante y que se perdía mucho tiempo. Había varias reglas de resumen acumulativo que complicaban las cosas y la interfaz era difícil. Según aumentaba el nivel de frustración, la esperanza era que el equipo financiero regional asumiera gran parte de la responsabilidad del proceso presupuestario. Ahora con Workday Adaptive Planning, el nivel de compromiso de los mánagers de la sucursal ha aumentado gratamente y se han hecho responsables del proceso y se ha conseguido reducir significativamente la asignación de tiempo del equipo regional. El resultado ha sido un aumento en la productividad y la visibilidad de los mánagers de la sucursal en el proceso.
  • Aumento de la productividad del director y del AVP de finanzas. Antes de Workday Adaptive Planning, gran parte de la consolidación y la validación de presupuestos de la empresa eran responsabilidad del director y del AVP regional de finanzas. Tras la implantación de Workday Adaptive Planning, el nivel de esfuerzo se ha reducido de cinco meses a tres.
  • Mayor visibilidad. Antes de la implantación de Workday Adaptive Planning en Kindred at Home, había varias herramientas presupuestarias y de planificación. Ahora, toda la empresa tiene un conocimiento y un panorama completos de todo el proceso, además de una visión coherente de la organización.
  • Reducción y eliminación de los costes de software y asesoramiento. Con la eliminación de sus soluciones anteriores, Kindred at Home pudo reducir el coste del software y sus necesidades de asesoría de soporte para los sistemas. Pudo reasignar al personal que daba soporte a los sistemas a otras iniciativas empresariales de Kindred at Home.

Mejores prácticas

Como una de las divisiones de Kindred at Home ya había implementado Workday Adaptive Planning, el equipo financiero pudo sacar partido de estas experiencias anteriores. Con Workday Adaptive Planning ya instaurado como norma corporativa de todos los Kindred at Home, el equipo financiero pudo desarrollar un plan de proyecto completo y garantizar que el CFO tuviese toda la información y apoyase la iniciativa. El equipo también desarrolló un diseño del modelo y los cálculos que querían ver para asegurarse de que el equipo de implementación estuviese al día desde el principio.

Otra mejor práctica recomendada por el equipo es asegurar la definición de una estructura organizativa desde el principio. Esto es crítico para el éxito de los modelos de planificación y presupuestarios. Si bien se trata de una labor sencilla al principio, también plantea una serie de desafíos cuando se pretende implementar esos niveles de cambio mientras el proceso presupuestario está en marcha. Además, es importante definir las convenciones de denominación y las métricas en una fase temprana para que haya consenso y coherencia a lo largo de todo el proceso.

Cálculo de la rentabilidad de la inversión

Nucleus calculó los costes iniciales y los corrientes de los gastos de suscripción de licencias de software, el tiempo personal para implementar y dar soporte a la aplicación, el tiempo de formación del empleado y el asesoramiento en un periodo de 3 años para cuantificar la inversión total de Kindred at Home para tener Workday Adaptive Planning.

Los beneficios directos calculados incluyen la eliminación de los gastos de licencia de Oracle Hyperion, los gastos de asesoramiento y la reasignación del personal a otros proyectos. Los beneficios indirectos calculados incluyen el aumento de la productividad del equipo financiero, TI y de los mánagers presupuestarios gracias a la eliminación de la solución anterior y la implementación de Workday Adaptive Planning. El cálculo se realizó basándose en el coste medio anual a plena carga de los empleados.

No se calcularon las eficacias ni los ahorros adicionales que Kindred at Home obtendrá de Workday Adaptive Planning a medida que se expanda el uso de la aplicación.