Una de las razones por las que Ricoh Australia ha tenido tanto éxito es haber comprendido perfectamente cómo la tecnología repercute en la forma de trabajar de las personas. Esta empresa está siempre en busca de nuevas maneras de mejorar e innovar para seguir siendo competitiva. El equipo de RRHH de Ricoh, denominado "People & Purpose" dentro de la empresa, aplica este mismo enfoque a su estrategia de personal. Este departamento se ha convertido en un referente en cuanto a la adopción de nuevas tecnologías y soluciones para "facilitar la vida laboral" de los empleados de Ricoh. Antes, se solía tardar entre tres y cuatro meses en procesar los resultados de una encuesta sobre implicación y compartir los resultados con el resto de la empresa. Los empleados tenían la sensación de que su feedback no llegaba a ningún sitio, los mánagers no tenían información según la que actuar y el equipo de RRHH estaba atrapado en un ciclo interminable. La CHRO de Ricoh Australia explica por qué la empresa decidió sustituir a su antiguo proveedor, cómo la plataforma agiliza el trabajo de su equipo y qué resultados se han obtenido con Workday Peakon Employee Voice.
Resultados clave
- El equipo de RRHH de Ricoh acabó con un mínimo de 100 horas de trabajo administrativo, relacionado con cada ronda de encuestas. Este tiempo solía emplearse en analizar datos, preparar talleres, elaborar presentaciones y escribir comunicados internos.
- Desde la implementación de Workday Peakon Employee Voice en mayo de 2019, el indicador de implicación relacionado con la comunicación ha pasado de 6,2 a 7,3. Gracias a este cambio, Ricoh ha pasado de estar entre el 25 % de homólogos del sector con menos puntuación a situarse dentro del 25 % que están a la cabeza. Estas mejoras son el resultado de unos 16 000 comentarios por parte de los empleados.
- La puntuación del indicador de reconocimiento de Ricoh pasó de un 6,4 a un 7,3 después de incorporar un nuevo programa de reconocimientos en 2019, que pasó de -18 a +14 en el mismo periodo.
En busca de una solución ágil para gestionar la implicación
Una de las cuestiones más frustrantes en el caso de otras plataformas de gestión de la implicación es que, independientemente de si se usan una vez al año o con frecuencia, siempre hay mucho trabajo que hacer entre una encuesta y otra. Como dice una frase típica australiana, "es como pintar el puente de la bahía de Sídney". Cuando los datos por fin se han procesado y se pueden presentar en un formato para compartirlos con los mánagers y empleados, ha llegado el momento de hacer la siguiente encuesta.
En los inicios de Ricoh, se podía tardar tres o cuatro meses en recopilar todos los datos de las encuestas en un formato que se pudiese analizar y mostrar al resto de la empresa. Tras descubrir Workday Peakon Employee Voice, entendieron que los productos de renombre que las empresas llevaban dos décadas usando no eran la única alternativa posible. Ricoh empezó siendo una empresa de impresoras, pero la gente imprime cada vez menos y el sector se está viendo afectado. Cuando todo cambia tan rápido, es una auténtica ventaja contar con un sistema que analice los datos por la empresa. De esta forma, es posible realizar encuestas con más frecuencia, proporcionar más feedback a los empleados y tomar medidas según los resultados sin un retraso de tres o cuatro meses.
Resolver problemas mediante diálogos bidireccionales
La posibilidad de establecer conversaciones en dos direcciones marcó un verdadero punto de inflexión. Antes, los empleados se quejaban de estar facilitando el mismo feedback una y otra vez sin saber si su opinión estaba llegando a algún sitio y, mucho menos, si alguien estaba actuando al respecto. Esta percepción de las encuestas sobre implicación suele ser bastante habitual. Con Workday Peakon Employee Voice, no solo se recopila y analiza automáticamente el feedback de los empleados, sino que se pueden dar respuestas, ya sea para indicar que se está trabajando en ello o para que el mánager le explique a esa persona las acciones que se están llevando a cabo.
Cuando se lanzan nuevas iniciativas o se realiza algún cambio en la empresa, se puede especificar si se trata de medidas tomadas en respuesta al feedback recibido en Workday Peakon Employee Voice. De esta forma, se establece una relación que convence a los empleados de que las encuestas sobre implicación ayudan a mejorar su experiencia, en lugar de ser tan solo un ejercicio de marcar casillas. Cuando el personal siente que la empresa lo escucha, la implicación se dispara.
Validar nuevas iniciativas mediante el feedback de los empleados
Ricoh lanzó un nuevo programa de reconocimiento casi al mismo tiempo en que se implementaba Workday Peakon Employee Voice. La puntuación del indicador de reconocimiento de la aplicación mejoró de inmediato y los empleados empezaron a expresar lo mucho que les gustaba la nueva plataforma. Aquello no solo justificaba la elección de plataforma, sino que confirmaba que el feedback obtenido en Workday Peakon Employee Voice permitiría medir y hacer un seguimiento del nivel de éxito de las iniciativas.
Otras de las áreas en las que se han visto mejoras es en la comunicación. Al principio, la puntuación en este ámbito era bastante baja, con numerosos comentarios que hacían referencia a la red interna de la empresa y a la necesidad de dar más visibilidad a los líderes sénior. Tras la puesta en marcha de varias iniciativas de comunicación, no solo ha mejorado la puntuación del subindicador de comunicación, sino que el equipo puede optimizar sus esfuerzos basándose en los comentarios de los empleados.