Todos vivimos en un mundo complejo que cambia rápidamente, pero esto es especialmente importante para INTO University Partnerships Limited, una empresa de colaboración en el sector educativo con sede en Brighton, Reino Unido. Con la participación de distintas entidades, INTO pone en contacto a universidades prestigiosas con estudiantes en busca de experiencias educativas internacionales.
El equipo financiero de INTO se encarga de garantizar que la empresa sea rentable teniendo en cuenta las condiciones de mercado en constante cambio y la evolución de las tendencias del sector.
Si bien las universidades y los representantes reclutan estudiantes de todo el mundo, cada territorio cuenta con su propio presupuesto. Normalmente, para hacerse una idea general del negocio, el equipo financiero tenía llevar a cabo un complejo proceso de verificación e integración en 60 o 70 hojas de cálculo (con distintas divisas).
Ante la velocidad con la que se daban los cambios, INTO descubrió que debía actualizar su solución de planificación y análisis financieros para aumentar su eficiencia, y sacar el máximo partido de las capacidades de previsión y determinación.
Los puestos más alejados del equipo de finanzas disfrutan de una sola fuente de información
INTO eligió Workday Adaptive Planning después de trabajar con Clear Plan, uno de los partners de Workday Adaptive Planning, que ayudó a los responsables clave de la toma de decisiones de la empresa a conocer el gran valor de la solución y su capacidad de integrarse con el sistema MIS existente.
El equipo financiero de INTO no tardó mucho en darse cuenta del potencial transformador de Workday Adaptive Planning. Las puntuaciones de las hojas de cálculo están ahora consolidadas con datos financieros en un único informe, es decir, una sola fuente de información. Se han eliminado casi por completo el control de las versiones y los errores, por lo que la productividad del equipo financiero ha mejorado notablemente. Asimismo, gracias a las capacidades de los tableros de mando, los principales interesados pueden acceder a los datos en tiempo real.
"Ahora, no solo podemos confiar en que la información sea precisa y esté siempre en el mismo lugar, sino que podemos administrar y controlar las cifras desde cualquier parte", explica Chris Wright, Group Reporting Analyst en INTO. Esto tiene especial importancia cuando casi todas las entidades que participan (universidades y servicios de apoyo al estudiante de cada país) son totalmente diferentes y tienen sus propios objetivos y presupuestos".
Determinar la repercusión del Brexit
Para INTO, la importancia de contar con capacidades avanzadas de previsión y determinación se hizo claramente visible tras la votación por el Brexit.
"No es sorprendente que, tras el Brexit, los estudiantes ya no estuviesen tan seguros a la hora de trasladarse al Reino Unido," explica Wright. "El hecho de que cada vez más estudiantes estén eligiendo los Estados Unidos en lugar del Reino Unido para estudiar en el extranjero puede deberse, en gran medida, al rechazo del país inglés a pertenecer a la UE. Esto repercutirá significativamente en las cifras de INTO, por no hablar de otros factores como las modificaciones de las tasas de intercambio. Somos capaces de identificar rápido y con bastante precisión estos cambios, así como de valorar la repercusión que pueden tener en toda la empresa, algo completamente inalcanzable antes de Workday Adaptive Planning".
Los miembros del equipo financiero se convierten en los guardianes del futuro
El uso de Workday Adaptive Planning también ha fomentado de forma notable la colaboración dentro de INTO. La mitad de los 80 usuarios no desarrollan labores relacionadas con las finanzas, lo que demuestra lo sencilla que resulta esta solución. Ahora que pueden introducir los datos directamente en Workday Adaptive Planning, los empleados son mucho más autónomos, de modo que se mejora la precisión. Ahora, las conversaciones se centran en el uso de datos en lugar de en discutir sobre su validez.
De cara al futuro, INTO se propone determinar el flujo de caja y personal con planes estratégicos de cinco años. La empresa también planea ampliar la realización de previsiones para que Workday Adaptive Planning se convierta en la principal fuente de información financiera.
"El de finanzas se solía considerar un departamento de back-office, encargado de hacer un recuento de los datos y de validarlos," cuenta Wright. "Gracias a quienes confían en los datos de Workday Adaptive Planning, nos hemos convertido en algo más que un partner de negocio y hemos pasado a influir y guiar en la toma de decisiones. Podemos responder a las solicitudes del consejo de forma rápida y sencilla, desglosando los datos para generar insights que resulten útiles a la empresa. Lo que dice aún más de nuestro éxito con Workday Adaptive Planning es que lo usamos continuamente: esa es la prueba definitiva".