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30. August 2018, Beitrag von Christy Sasser zum Thema Finanzwesen

Die drei größten Herausforderungen für globale Unternehmen und wie man sie lösen kann

Das Management eines globalen Unternehmens wird immer komplexer. Unternehmen müssen sich ständig mit Veränderungen auseinandersetzen – von verstärkter Wirtschaftstätigkeit in Wachstumsmärkten über den Anstieg des Wirtschaftsnationalismus bis hin zu zunehmenden regulatorischen Auflagen wie der US-Steuerreform und der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Hinzu kommen die steigende Gefahr von Cyberkriminalität und Datenschutzrisiken, der Wettbewerb um Fachkräfte sowie die immer schnellere Entwicklung bei technologischen Innovationen.

Die zunehmende Komplexität stellt global agierende Unternehmen vor erhebliche betriebliche Herausforderungen, besonders bei der Expansion in neue Märkte. Diese Probleme lassen sich in der Regel in drei Kategorien einteilen:

  1. Herausforderung: Probleme bei Performance-Analysen und -Reporting

Im Zuge der Expansion in neue Regionen und der Weiterentwicklung des Produktportfolios wird es für Unternehmen immer schwerer, die Konsistenz bei Performance-Analysen und -Reporting aufrechtzuerhalten. Dadurch erhöht sich auch das Risiko für Fehlentscheidungen durch das Management. Das hat folgende Gründe: Beim Vertrieb derselben Waren und Dienstleistungen in mehreren Ländern kommen oft unterschiedliche Finanzlösungen zum Einsatz. Zudem werden auf die Geschäftstätigkeiten in den einzelnen Regionen unterschiedliche Datendefinitionen angewandt. Dadurch erhöht sich das Risiko, dass vom Unternehmen festgelegte Analyse- und Reporting-Richtlinien bei der Bewertung der Performance einer bestimmten Ware oder Dienstleistung an den unterschiedlichen Standorten nicht berücksichtigt werden. Dies kann wiederum zu fehlerhaften Analysen und Entscheidungen führen, wodurch einzelne Geschäftsbereiche beispielsweise profitabler erscheinen können, als sie tatsächlich sind.

  1. Herausforderung: Mangelnde Kontrolle über die Finanzen

Eine weitere Herausforderung für global agierende Unternehmen sind betriebliche Finanzkontrollen, insbesondere beim Eintritt in kleinere Märkte oder Wachstumsmärkte. In vielen Firmen fehlt es an standardisierten Kontrollprozessen zur Gewährleistung standortübergreifender Compliance – denken Sie zum Beispiel an Richtlinien für die Zusammenarbeit mit lokalen Lieferanten oder Vorgaben zur maximal erlaubten Anzahl von Bankkonten einer Niederlassung. Wenn diese Prozesse fehlen, kann nur schwer nachvollzogen werden, was mit den unternehmenseigenen Assets geschieht. Dadurch erhöht sich wiederum das Betrugsrisiko. Doch auch vorhandene Kontrollinstrumente werden oft manuell gemanagt und sind auf ein bestimmtes Land beschränkt, sodass sie nur schwer aus dem Ausland abgerufen oder geprüft werden können.

  1. Herausforderung: Einhaltung regulatorischer Auflagen vor Ort

Das undurchschaubare Dickicht aus kommunalen und regionalen Gesetzen sowie Auflagen in Form von Steuerregelungen, Datenschutzgesetzen, Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche sowie Entgeltabrechnungs- und Buchhaltungsrichtlinien kann global agierende Unternehmen vor ernsthafte Probleme stellen. Die schiere Menge der Sonderauflagen an den einzelnen Standorten verhindert möglicherweise jegliches zentrales Management. Darum verzichten viele globale Unternehmen darauf und weisen ihre ausländischen Niederlassungen an, die Reporting-Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, während sie Wirtschaftsprüfungsunternehmen vor Ort mit dem Management der lokalen Bestimmungen beauftragen. Andere sehen keinen anderen Ausweg, als in jedem Land eine eigene Finanzabteilung aufzubauen, was zu weiteren Ineffizienzen und steigender Komplexität führt.

Defizite der technologischen Basis

Eine Hauptursache für diese betrieblichen Herausforderungen liegt in der fehlenden Vernetzung zwischen den Systemen, auf denen das Geschäft beruht – insbesondere in Bereichen wie dem Finanzwesen. Traditionelle ERP-Systeme können mit den zunehmend komplexen Unternehmensumgebungen nicht Schritt halten.

Meist ist am Hauptsitz des aufstrebenden Unternehmens eine traditionelle ERP-Lösung im Einsatz, der regionale und länderspezifische Buchhaltungssysteme in den übrigen Betriebsländern gegenüberstehen, da der Einsatz der traditionellen Lösung an den kleineren Standorten mit zu hohen Kosten verbunden wäre. Das Resultat ähnelt einem Flickenteppich aus nicht miteinander zu vereinbarenden Finanzlösungen verschiedener Anbieter und Versionen auf diversen Plattformen, bereitgestellt von unterschiedlichen Systemintegratoren.

Jedes dieser Systeme verfügt über eigene Prozesse, Sicherheitsmodelle und Versionen der Daten, die so gut wie nie vollständig oder synchronisiert sind. Das wiederum erschwert die Erfassung, Abstimmung und Zusammenführung von Daten sowie die Datentransparenz an den unterschiedlichen Standorten fernab der Kontrolle der Corporate Controller und Auditoren erheblich.

Oft ist der Kern des Problems das Fehlen einer „Single Source of Truth“, einer einheitlichen Informationsquelle.

Außerdem ist die Architektur von größeren traditionellen ERP-Lösungen in der Regel starr. Wenn für den Hauptsitz konzipierte Geschäftsprozesse in kleineren kommunalen oder regionalen Geschäftseinheiten eingesetzt werden, können deren Besonderheiten oft nicht einfach erklärt oder umgangen werden – erst recht nicht, wenn die Lösung an diesem Standort nur von einer Handvoll von Anwendern genutzt wird.

Dank der Fortschritte bei der Entwicklung von Finanzlösungen können global agierende Unternehmen viele dieser Herausforderungen inzwischen mithilfe der folgenden drei Methoden meistern:

Eine Single Source of Truth

Daten gehören heutzutage zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Durch ihren effektiven Einsatz können Unternehmen genauere Einblicke in ihr Geschäft erlangen, fundierte Entscheidungen treffen sowie die Planungs- und Prognosegenauigkeit verbessern – alles Aspekte, die zu einer besseren Performance beitragen.

Oft ist der Kern des Problems das Fehlen einer Single Source of Truth, einer einheitlichen Informationsquelle. Es ist nicht einfach, den Puls eines globalen Unternehmen zu spüren, wenn die Daten auf 20 bis 30 Finanzlösungen verteilt sind. Die Analyse und das Reporting der Ergebnisse sind nicht nur zeitaufwändig und lästig, sondern die Informationen sind am Ende veraltet und noch dazu höchst fehleranfällig.

Durch innovative Finanzlösungen auf Grundlage von Cloud- und In-Memory-Technologie, die in den letzten zehn Jahren eingeführt wurden, konnte dieses Problem behoben werden. Diese cloudbasierten Lösungen vereinen Finanzmanagement und -analyse in einer einzigen, globalen Lösung und schaffen so eine Single Source of Truth, auf die sich Unternehmen bei ihren Datentransaktionen und -analysen stützen können. Durch die In-Memory-Datenspeicherung erhalten sie Echtzeiteinblicke in ihr Geschäft und können jederzeit konsolidierte Ergebnisse abrufen.

Noch viel wichtiger wird ein globales Datensystem, wenn Unternehmen fortschrittliche Analysen anstreben. Unternehmen benötigen eine Basis, auf der sie finanzielle und nichtfinanzielle Daten zusammenführen können und die es ihnen außerdem ermöglicht, mithilfe von Datenwissenschaft und maschinellem Lernen komplexere Auswertungen wie prädiktive und präskriptive Analysen durchzuführen.

Globale Standards, lokale Konfiguration

Im Idealfall können Unternehmen mit einer globalen Geschäftsstrategie global agieren und lokal managen. Doch traditionelle ERP-Lösungen sind nicht für eine solche Flexibilität konzipiert. Cloudbasierte Finanzlösungen unterscheiden sich von diesen traditionellen Lösungen in einem wesentlichen Punkt – der Workflow ist integraler Systembestandteil. Dadurch können Unternehmen Prozesse global standardisieren. Gleichzeitig werden die einzelnen Standorte in die Lage versetzt, eigene Prozesse zu implementieren und vorhandene zu modifizieren sowie die Zuständigkeiten an die örtlichen Gegebenheiten anzupassen.

Prozesse, für die bestimmte delegierte Genehmigungsstufen erforderlich sind, z. B. Einträge ins Hauptbuch oder die Freigabe von Lieferantenrechnungen, können beispielsweise auf globaler Ebene standardisiert werden und trotzdem auf Länderebene, wo die Betriebsgröße womöglich schlankere Prozesse erfordert, konfigurierbar bleiben. Das verbessert nicht nur die Effizienz und Kontrolle, sondern erhöht auch das Zugehörigkeitsgefühl auf lokaler Ebene.

Vorbeugender Ansatz bei Kontrolle und Compliance

Aus Compliance-Gründen sind standort- und gruppenübergreifende Kontrollinstrumente für globale Unternehmen unabdingbar. Ohne sie ist ein Unternehmen einem hohen Betrugsrisiko ausgesetzt und verschwendet im Krisenfall kostbare Zeit und wertvolle Ressourcen mit rückblickenden Analysen.

Cloudbasierte Finanzlösungen verfolgen einen vorbeugenden Compliance-Ansatz, bei dem Governance- und Kontrollfunktionen integrale Bestandteile der Lösung sind. Der integrierte Workflow ermöglicht die zentrale Modellierung, Steuerung sowie automatische Dokumentation aller Aktivitäten an einem Ort. Sämtliche Systemaufgaben sind in Workflows eingebunden, sodass Unternehmen in der Lage sind, alle Prozesse und Aktivitäten mit Kontrollinstrumenten zu sichern. So können sie beispielsweise Kontrollen einrichten, damit ein Bonus nur dann an einen Mitarbeiter ausgezahlt wird, wenn die Transaktion von einer bestimmten Stelle genehmigt wurde.

Wenn alle Transaktionen in einer globalen Lösung zur Prüfung bereitstehen, können Auditoren sie von überall abrufen und dadurch Komplexität, Zeit und Kosten reduzieren.

In Altsystemen besteht eines der größten Probleme in Bezug auf die Einrichtung starker Kontrollinstrumente darin, dass die Funktionen für Compliance, interne Kontrollen und Audits separate Lösungen außerhalb des Kernfinanzsystems und dadurch außerordentlich fehleranfällig und risikobehaftet sind. Durch die Verteilung mehrerer Systeme auf unterschiedliche Standorte werden globale Audits zudem schwierig und kostspielig, da die Auditoren zu den unterschiedlichen Standorten reisen müssen, um die Daten vor Ort zu prüfen. Wenn dagegen alle Transaktionen in einer globalen Lösung zur Prüfung bereitstehen, können Auditoren sie von überall abrufen und dadurch die Komplexität, Zeit sowie Kosten globaler Audits reduzieren.

Cloudbasierte Finanzlösungen bieten außerdem Funktionen, mit denen regulatorische Auflagen und Standards ab dem Zeitpunkt ihres Inkrafttretens eingehalten werden können, was erhebliche Einsparungen in Bezug auf den Zeitaufwand, die Kosten und Ressourcen ermöglicht, die in Altsystemen traditionell zur Gewährleistung von Compliance erforderlich sind. Wenn sich beispielsweise der Steuersatz eines Landes ändert, kann das Finanzteam den neuen Wert sofort in die Lösung einpflegen und muss nicht darauf warten, dass der Software-Anbieter dies erledigt.

Bereit für die Zukunft

Die Komplexität der Unternehmenslandschaft wird auch weiterhin zunehmen. Vor diesem Hintergrund haben globale Unternehmen die Chance, sich diesen zentralen betrieblichen Herausforderungen zu stellen und eine solide Basis zu schaffen, die die Voraussetzungen für eine zukunftsorientierte Datennutzung, Entscheidungsfindung und Planung erfüllt.