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Wenn Tabellen keine Option sind: Änderungen der Rechnungslegungsstandards erfolgreich managen

 

Diese von Workday-Autoren verfasste Fallstudie wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.

Corporate-Accounting-Teams haben bis zuletzt die notwendigen Vorbereitungen für die Einführung der neuen Rechnungslegungsstandards für Leasing (ASC 842) getroffen, die zum Jahresende in Kraft getreten sind. Vielen Unternehmen fällt diese Umstellung nicht leicht, stellt Robert Kugel fest, Senior Vice President & Research Director beim Wirtschafts- und Technologieforschungsunternehmen Ventana Research. Im nachstehenden Interview haben wir mit Kugel über die Auswirkungen der neuen Leasing-Standards und die damit verbundenen Herausforderungen gesprochen. Dabei ging es auch um die Frage, inwiefern diese und künftige Änderungen den Finanzbereich zum Umdenken beim Thema Compliance anregen sollten.

 

Welche Auswirkungen haben die neuen Leasing-Rechnungslegungsstandards für Finanzorganisationen?

In den meisten Buchhaltungsabteilungen wurden Überstunden geleistet, da sie sich gleich mit zwei wichtigen Änderungen bei den Rechnungslegungsstandards auseinandersetzen müssen. Zu den aktuellen Änderungen bei den Leasing-Kontierungsregeln kommen neue Standards zur Ertragsrealisierung für Verträge hinzu. Die neuen Leasing-Standards (ASC 842 für US-amerikanische Unternehmen und IFRS 16 für Unternehmen in den übrigen Ländern) verschärfen die Sorgfaltspflicht im Hinblick auf die Erfassung, Analyse, Kontrolle und Prüfung von Daten maßgeblich.

Robert Kugel
Robert Kugel

Die Unternehmen müssen vollkommen neue Rechnungslegungs-Frameworks für Verträge und Leasing implementieren. Für die Mehrzahl der Unternehmen ist die Buchhaltung zudem umfassender und komplizierter als zuvor. Umsetzung und Einhaltung der neuen Standards verursachen in den meisten Abteilungen einen größeren Arbeitsaufwand. Hinzu kommt, dass sie unter Zugzwang stehen, während es eher angebracht wäre, sich in Ruhe Gedanken über eine optimale Leasing-Bilanzierung zu machen. Dabei sollte es vor allem darum gehen, wie die Unternehmen die Bedürfnisse aller Stakeholder im Hinblick auf das Leasing von Betriebsmitteln, IT und Immobilien miteinander in Einklang bringen und zugleich den Verwaltungsaufwand reduzieren sowie Compliance gewährleisten können.

 

Die neuen Standards markieren eine Abkehr von den bisherigen Praktiken zur Bilanzierung von Umsatzerlösen und Leasingverhältnissen. Sind dies Anzeichen für eine mögliche Trendwende?

Meiner Meinung nach stellen die neuen Standards keine kurzzeitige Abweichung, sondern die neue Norm dar. Ziel dieser Standards ist es, Investoren, Analysten und anderen Nutzern von Finanzaufstellungen umfassendere und objektivere Angaben zu liefern. Dies erfordert aussagekräftigere, streng kontrollierte Datenbestände und aufschlussreichere Analysen als in der Vergangenheit. Außerdem sollen die neuen Standards stärker auf Grundsätzen basieren. Für US-amerikanische Firmen bedeutet dies eine Umstellung vom bisher üblichen regelbasierten Ansatz. Das grundsatzbasierte Rechnungslegungssystem stellt eine Angleichung an die in der restlichen Welt üblichen Praktiken dar und bietet Unternehmen größere Flexibilität bei der Anwendung der Standards als ein regelbasierter Ansatz. Zugleich erfordert es zuverlässigere Prozess- und Berechnungskontrollen, um eine einheitliche buchhalterische Behandlung zu gewährleisten.

Die Einführung der neuen Standards setzt das Vorhandensein von IT-Lösungen und IT-gestützten Prozessen für effiziente Compliance-Maßnahmen im Unternehmen voraus, so u. a. die Fähigkeit, größere Datenmengen aus mehreren Abteilungen zusammenzuführen und die notwendigen Analysen durchzuführen. Viele Finanzteams arbeiten jedoch nach wie vor mit Tabellen, die die komplexen Prozesse und Kontrollen, die zur Einhaltung der neuen Vorschriften nötig sind, nicht unterstützen können.

 

Um diesen Punkt noch einmal aufzugreifen: Was die Leasing-Buchhaltung angeht, setzen viele Finanzteams weiterhin auf Tabellen. Warum ist das im Hinblick auf die neuen Rechnungslegungsstandards für Leasing problematisch?

Zunächst einmal gilt, dass Tabellen im Finanzbereich unerlässlich sind. Für die persönliche Produktivität sowie für Ad-hoc-Analysen und -Reporting sind sie die ideale Wahl. Dagegen sind sie für sich wiederholende, kollaborative Aufgaben wie die Bilanzierung von Leasingverhältnissen nicht geeignet. Unsere Studie zu Tabellenkalkulationen hat eine hohe Fehleranfälligkeit ergeben: 35 Prozent der Organisationen gaben an, regelmäßig auf Datenfehler zu stoßen und 26 Prozent berichteten von fehlerhaften Formeln in ihren wichtigsten Tabellen. Fehler und prozessbezogene Probleme machen Tabellen zur heimlichen Produktivitätsbremse der Finanzabteilung. Laut unserer Studie verbringen Finanzfachleute im Schnitt 18,1 Stunden pro Monat mit der Pflege ihrer wichtigsten Tabelle.

 

„Ohne zentrale Informationsquelle, eine ‚Single Source of Truth‘, sind die Abteilungen gezwungen, zusätzliche Zeit für Prüfungen, Abstimmungen und Fehlerkorrekturen aufzuwenden.“

 

Die Leasing-Bilanzierung ist kompliziert, da in den meisten Großunternehmen und auch bei einigen mittelständischen häufig Hunderte, wenn nicht Tausende Leasing-Verträge für Immobilien und Betriebsmittel berücksichtigt werden müssen. Um Journaleingaben zu erstellen, ist eine Analyse der Leasing-Daten erforderlich. Diese Eingaben müssen wiederum geprüft und genehmigt werden, was kontrollierte Workflows erfordert. Unternehmen müssen in der Lage sein, ein breites Spektrum an Finanzdaten und anderen Leasing-relevanten Daten zuverlässig zu erfassen und in einer zentralen, effizienten Lösung bereitzustellen, statt sie auf mehrere Server oder einzelne Festplatten im gesamten Unternehmen zu verteilen. Ohne zentrale Informationsquelle, eine „Single Source of Truth“, sind die Abteilungen gezwungen, zusätzliche Zeit für Prüfungen, Abstimmungen und Fehlerkorrekturen aufzuwenden. Tabellen, die als E-Mail-Anhang verteilt werden, sind keine Option. Sie treiben den Verwaltungsaufwand der Leasing-Buchhaltung unnötig in die Höhe.

 

Die neuen Rechnungslegungsstandards für Leasing erfordern eine regelmäßige Neubewertung der Leasingverhältnisse. Was bedeutet das für Finanzabteilungen und die hier eingesetzten Lösungen?

Guter Punkt. Die Leasing-Bilanzierung ist nicht mehr statisch. Sämtliche Leasing-Verträge müssen in regelmäßigen Abständen geprüft und ggf. neu bewertet werden, beispielsweise nach einer Vertragsänderung. Selbst wenn keine unterzeichnete Änderung vorliegt, ist unter Umständen eine Neubewertung erforderlich. Ist beispielsweise eine Vertragsverlängerung unwahrscheinlich, da ein Geschäft Verluste macht, vermindert sich die Leasing-Verpflichtung in der Bilanz. Hierbei handelt es sich um einen funktionsübergreifenden Prozess: Die Eigentümer der Leasing-Vereinbarung – die Immobilienabteilung und die Betriebsleiter – müssen ihre Leasing-Verträge ordnungsgemäß prüfen und wesentliche Änderungen, die sich auf die bilanzielle Bewertung auswirken können, an die Finanzabteilung weiterleiten.

Leasing-Prüfungen und -Neubewertungen lassen sich häufig nur mit komplexen Modellen und Formeln zur Wertermittlung von Leasing-Verpflichtungen durchführen. In einer Tabelle ist diese Aufgabe noch komplizierter und zeitraubender. Das bestätigt auch unsere Benchmark-Studie zur Finanzanalyse: Zwei Drittel (67 Prozent) der Befragten gaben an, dass analytische Aufgaben durch Tabellen erschwert werden. Auch mangelt es Tabellen an den Kontrollinstrumenten und Auditfunktionen, die zur Compliance-Dokumentation erforderlich sind.

 

„Bei Tabellen gibt es Einschränkungen, die zu fortwährenden Produktivitätseinbußen bei der Leasing-Buchhaltung führen.“

 

Finanzabteilungen benötigen eine Lösung, die präzise und konsistente Berechnungen gewährleistet und leistungsstarke Kontrollen sowie eine dokumentierte Compliance bietet.

 

Welchen Aspekt sollten Finanzorganisationen in jedem Fall berücksichtigen, wenn sie prüfen, ob sie über die richtigen Lösungen für die Einhaltung der neuen Standards verfügen?

Unternehmen benötigen eine Finanzmanagement-Lösung, mit der sie den gesamten Prozess von der Erfassung relevanter Leasing-Daten über deren Speicherung, Abruf und Analyse bis hin zum Reporting managen können – eine Lösung, die sämtliche Buchhaltungsprozesse ab Leasing-Beginn abdeckt. Sie müssen in der Lage sein, die Rechnungslegungsstandards für Leasing einzuhalten, ohne die Lücken vorhandener Systeme mithilfe eines Flickwerks aus Tabellen zu schließen. Häufig sind die Leasing- und Buchhaltungsprozesse für Betriebsmittel und Immobilien im gesamten Unternehmen verteilt. Konzerne benötigen eine Lösung, die Finanzabteilungen mit operativen Geschäftseinheiten und Immobilienabteilungen verbindet.

Wichtig ist außerdem, dass Führungskräfte den Bedarf an Prozessen und Lösungen erkennen, die den geschäftlichen Anforderungen der einzelnen Leasing-Parteien uneingeschränkt gerecht werden. So gibt es in Immobilienabteilungen operative und Automatisierungsanforderungen im Hinblick auf Einrichtung, Management und Erneuerung von Leasing-Verträgen sowie die Behandlung von Mietereinbauten. Möglicherweise verfügt die Abteilung bereits über eine Leasing-Management-Lösung, die jedoch auf Managementaufgaben im Immobilienbereich zugeschnitten ist und die Bedürfnisse der Finanzorganisation nicht angemessen abdeckt. In Branchen mit hohen Anforderungen ist es unter Umständen effizienter, parallel eine separate Leasing-Management-Lösung zu betreiben und für den Datenaustausch einzurichten, als die entsprechenden Daten für die Leasing-Buchhaltung in Tabellen herunterzuladen.

 

Warum sollten Finanzorganisationen ihre Finanzlösungen gerade jetzt einer Bewertung unterziehen und abwägen, ob sie dem dynamischen Geschäftsumfeld heute und in Zukunft gerecht werden?

Abteilungen, die bei ihren wichtigsten Compliance-Anforderungen auf Tabellenkalkulationen setzen, sollten nicht davon ausgehen, dass sich der Arbeitsaufwand von alleine auf ein normales Maß reduziert. Bei Tabellen gibt es Einschränkungen, die zu fortwährenden Produktivitätseinbußen bei der Leasing-Buchhaltung führen. Sie sind schlichtweg nicht für periodische, kollaborative Aufgaben konzipiert.

Neben der Einhaltung der neuen Rechnungslegungsstandards zur Bilanzierung von Umsatzerlösen und Leasingverhältnissen sollten sich die Finanzorganisationen außerdem mit der Frage beschäftigen, ob ihre Finanzmanagement-Lösungen für künftige, vergleichbare Rechnungslegungsstandards ausgelegt sind und auch die unvermeidbaren Tweaks sowie wechselnde Interpretationen der neuen Standards in den kommenden Jahren unterstützen können.

Große und mittelständische Unternehmen wechseln zu cloudbasierten Finanzmanagement-Lösungen, um die zunehmenden regulatorischen Änderungen zu unterstützen. Sie müssen die Software also nicht selbst modifizieren oder neu implementieren, da diese Aufgaben vom Softwareanbieter übernommen werden.