Globale geschäftliche Herausforderungen mit Workday meistern: Q&A mit dem VP of Finance Solutions von Aon
Diese von Workday-Autoren verfasste Fallstudie wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.
Auf Gälisch bedeutet Aon „Einheit“ – ein passender Name für ein Unternehmen, das sich durch über 500 Übernahmen zu einem der weltweit führenden Dienstleistungsanbieter entwickelt hat. Aon beschäftigt mehr als 50.000 Mitarbeiter in 120 Ländern und demonstriert somit Einigkeit im Hinblick auf das wichtigste Geschäftsziel des Unternehmens – einen effektiven Kundenservice zu leisten.
Im Zuge der weltweiten Expansion hat das Unternehmensmanagement an Komplexität zugenommen. Durch separate Lösungen war es schwierig und kostspielig geworden, sich einen globalen Überblick über das Unternehmen zu verschaffen und Zukäufe zügig zu integrieren. Die wachsenden Herausforderungen führten schließlich zum Wendepunkt: Die Zeit war reif für einen globalen Technologiewechsel.
„Unsere Vorgängersysteme für das Finanz- und Personalmanagement konnten mit dem Veränderungstempo unseres globalen Unternehmens nicht mithalten“, so Jim Kendall, Vice President of Finance Solutions bei Aon. „Als Branchenführer und erstklassiger Dienstleister sind wir unter anderem gefordert, die richtige technologische Basis zu schaffen – Lösungen, die unser Wachstum unterstützen und den Kollegen die benötigten Tools und Funktionen an die Hand geben, damit sie ihre Aufgaben effizient erledigen können.“
Aon entschied sich für Workday als weltweit einheitliche Lösung für das Finanz- und Personalmanagement. Im Gespräch mit Jim Kendall haben wir einen Einblick in die Herausforderungen schnellen globalen Wachstums gewonnen, ihn zu seiner Einschätzung möglicher Risiken beim Wechsel in die Cloud befragt und ihn gebeten, die größten Auswirkungen auf das Unternehmen zu schildern.
Was waren die Gründe für den Technologiewechsel bei Aon?
Je größer unser Unternehmen durch Akquisitionen wurde, umso mehr wurden die vielen unterschiedlichen Lösungen und Prozesse zum echten Problem für uns. Dem Management fiel es schwer, sich einen globalen Überblick über Mitarbeiter und Finanzergebnisse zu verschaffen, da wir keine zentrale Quelle zur Analyse von Finanz- und Personaldaten hatten. Dies führte auch zu einem Anstieg der Gesamtbetriebskosten.
Außerdem erschwerte die zunehmende Komplexität der Geschäftsabläufe die Eingliederung neuer Firmen in das Unternehmen. Wir tätigten mehrere Zukäufe pro Jahr, und die damit verbundene Integration erwies sich als große Herausforderung.
Die Zeit war reif für eine Veränderung und so entschieden wir, weltweit ein zentrales, cloudbasiertes Betriebsmodell für Finanz- und Personalmanagement einzuführen.
Jim Kendall
Aon unterstützt andere Firmen beim Bewerten und Managen von Risiken. Wie schätzte Aon die Risiken einer Verlagerung des Finanzwesens in die Cloud ein?
Ich denke, dass die Verlagerung des Finanz- und Personalmanagements in die Cloud für einige Unternehmen unumgänglich wird. Möglicherweise sind die Risiken höher, wenn auf einen Wechsel verzichtet wird. Denjenigen, die Bedenken in Bezug auf die Cloud haben, möchte ich die Frage stellen: ‚Können Sie Risiken besser managen als ein Anbieter, der sich rund um die Uhr professionell damit befasst?‘
Für Aon erwies sich der Wechsel in die Cloud als Chance, von halbjährlichen Releases zu profitieren und mit dem technologischen Wandel Schritt zu halten. Das mehrfache Übermitteln von Daten – von der Finanz- in die HR-Abteilung und von dort in Data Warehouses und andere globale Rechenzentren – birgt ein erhebliches Risiko. Durch eine einzige cloudbasierte Lösung für Finanz- und Personalmanagement lässt sich dieses Risiko deutlich verringern.
Warum hat sich Aon für Workday entschieden?
Wir haben einen Ausschuss mit Führungskräften aus HR, Finanzwesen, Beschaffung, IT und Audit eingerichtet, um die Vorteile einer gemeinsamen Finanz- und Personalplattform gegenüber einer Integration entsprechender Lösungen in unser Altsystem abzuwägen.
Wir einigten uns auf drei Aspekte, die uns besonders wichtig waren: Wir benötigten eine Lösung, die uns weltweit effektive Kontrollinstrumente an die Hand gibt, leistungsstarke Analysen mit der Möglichkeit zum direkten Handeln bietet und die Betriebskosten senkt. Workday erfüllte alle diese Voraussetzungen.
Wie hat sich die globale Einführung einer einheitlichen Lösung für Finanz- und Personalmanagement auf das Unternehmen ausgewirkt?
Workday hat sich für uns in vielerlei Hinsicht als Impulsgeber erwiesen. Zum einen haben sich durch die Einführung einer einzigen Lösung für Finanzen und HR unsere Analysefunktionen verbessert. Jetzt können wir Erkenntnisse aus Berichten unmittelbar umsetzen und die nötigen Maßnahmen ergreifen. Außerdem haben unsere Mitarbeiter weltweit Zugriff auf Echtzeit-Daten, die ihnen ein besseres Verständnis für die geschäftlichen Abläufe und die Auswirkungen ihrer Handlungen auf Rentabilität und Aufwendungen vermitteln. Wir können Details zu Abweichungen anzeigen, die Hintergründe analysieren und entsprechend tätig werden – alles in einer Lösung.
„Die Geschäftsbeziehung unterscheidet sich von vorherigen, bei denen wir nach dem Kauf der Software nie wieder vom Anbieter gehört haben. Für die meisten von uns, die schon lange dabei sind, ist die Partnerschaft ein Aspekt, der für uns einen sehr hohen Stellenwert hat.“
Außerdem sind wir nun in der Lage, Zukäufe schneller zu integrieren. Als Dienstleistungsanbieter betrachten wir die Mitarbeiter als höchstes Gut unseres Unternehmens. Daher ist es wichtig, den Kollegen zu vermitteln, dass ihr neues Unternehmen ihnen die Tools bereitstellt, die sie für ihre Arbeit benötigen. Beim Onboarding erhalten neue Mitarbeiter automatisch Zugriff auf die HR- und Finanzfunktionen, die sie benötigen – beispielsweise zur Verbuchung von Spesen und zur Rechnungsstellung.
Auf diese Weise fördern wir auch die Motivation der neuen Kollegen, die sich dadurch wesentlich mehr begeistern lassen als durch ein ERP-Altsystem. In der Vergangenheit bestand eine große Herausforderung bei einer Übernahme darin, die neuen Mitarbeiter in unsere Organisationsstruktur einzubinden. Nun können wir dank Echtzeit-Einblicken in die Organisation die Auswirkungen einer Übernahme schnell einschätzen und die Mitarbeiter entsprechenden Positionen zuordnen.
Hat die Möglichkeit, Zukäufe schneller zu integrieren, zur Risikominimierung beigetragen?
Ja. Die Fähigkeit, ein Unternehmen schneller zu integrieren, schließt die zeitliche Lücke zwischen dem Vertragsabschluss und dem Zeitpunkt, ab dem die neuen Mitarbeiter effektiv arbeiten. Dadurch werden Risiken drastisch reduziert und die Erfolgschancen steigen.
Eine weitere Herausforderung des raschen globalen Wachstums besteht darin, für konsistente Prozesse und Kontrollen zu sorgen. Mit Workday können wir Prozesse weltweit standardisieren und gleichzeitig an den lokalen Standorten individuelle Anforderungen für die jeweiligen Länder konfigurieren, z. B. für die Verbuchung lokaler Steuern oder Spesenposten.
Wie würden Sie den Deployment-Prozess beim Wechsel zu Workday beschreiben? Gab es Überraschungen?
Überrascht hat mich das Maß an Transparenz bei Workday. Wir konnten unsere Kollegen – also sämtliche Mitarbeiter vom Finanzteam bis zu den regionalen Führungskräften – sofort davon überzeugen, wie intuitiv sich Workday bedienen lässt. Die Lösung unterschied sich von den Systemen, die sie gewohnt waren, entsprach aber auch ihren Erwartungen an eine moderne Anwendung: Man kann über das Mobiltelefon darauf zugreifen, integrierte Suchfunktionen verwenden und die Lösung überall und jederzeit nutzen. So war es nicht schwer, Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu schaffen und sie für Workday zu begeistern. Mich hat auch überrascht, wie einfach es ist, zweimal jährlich ein Update durchzuführen. Dass das so einfach sein würde, konnten wir kaum glauben. Doch es gelang uns, diesen Aspekt in unsere Strategie einfließen zu lassen.
Was im Zuge des Deployment effektiv zu unserem Erfolg beigetragen hat, ist die langfristige Partnerschaft zwischen Workday und Aon. Wir waren eng an die Roadmap von Workday gebunden, was die Präsenz in bestimmten Ländern angeht, und das Unternehmen hat seine Zusagen eingehalten.
Die Geschäftsbeziehung unterscheidet sich von vorherigen, bei denen wir nach dem Kauf der Software nie wieder vom Anbieter gehört haben. Für die meisten von uns, die schon lange dabei sind, hat der Aspekt der Partnerschaft einen sehr hohen Stellenwert.