Drei Strategien zur Wachstumsförderung Ihres mittelständischen Unternehmens

Mittelständische Unternehmen spielen in der Weltwirtschaft eine zentrale Rolle. Der Mittelstand schafft viele neue Stellen, fördert das Wirtschaftswachstum und treibt Innovationen an.

Was bedeutet dies für die Regionen der Welt? Laut einer Studie des Wirtschafts- und Sozialrats der Vereinten Nationen für Asien haben mittelständische Unternehmen dort einen Anteil von 99 Prozent an der Gesamtheit aller Firmen, 70 Prozent an der Gesamtbeschäftigung und 50 Prozent am BIP.

In den USA gibt es nach Hochrechnungen des National Center for the Middle Market (NCMM) knapp 200.000 mittelständische Unternehmen. Zu dieser Kategorie zählt das NCMM Firmen mit einem Umsatz zwischen 10 Mio. und 1 Mrd. US-Dollar. Diese erwirtschaften ein Drittel des BIP im US-amerikanischen Privatsektor.

„Die USA erleben gerade die drittlängste Wachstumsperiode mit Unterbrechungen in ihrer gesamten Wirtschaftsgeschichte und die treibende Kraft dahinter ist der Mittelstand“, so Thomas Stewart, Executive Director des NCMM.

In Europa haben mittelständische Unternehmen dagegen nur einen geringen Anteil an der Gesamtheit aller Firmen, der von gerade einmal 1,2 Prozent in Deutschland bis zu 1,7 Prozent in Frankreich reicht. Laut einer Studie der ESSEC Business School in Zusammenarbeit mit GE Capital sind sie jedoch für rund ein Drittel aller Umsätze im Privatsektor verantwortlich und beschäftigen ein Drittel aller Erwerbstätigen ihres jeweiligen Landes.

Als Führungskraft in einem mittelständischen Unternehmen (oder einem kleinen Unternehmen mit Wachstumsambitionen) können Sie diesen Daten nicht nur den erheblichen Nutzen Ihres Sektors für die globale Wirtschaft entnehmen, sondern auch die ungeheuren Wachstumschancen, die die Zukunft für Sie bereithält.

Was ist nötig, damit Ihr Unternehmen den nächsten Meilenstein seiner Entwicklung erreicht – sei es im Hinblick auf finanzielle Ziele, die Expansion in andere Regionen oder den Sprung in die Liga der ganz großen Akteure?

Die Antwort hängt von drei Kernbereichen ab – wie effizient Ihr Unternehmen wirtschaftet, wie schnell es sich auf Änderungen einstellen kann und wie erfolgreich es darin ist, Mitarbeiter zu rekrutieren und langfristig zu binden.

Im Folgenden werden diese einzelnen Bereiche genauer beleuchtet, um Herausforderungen und effektive Lösungen zu identifizieren.

1. Betriebliche Effizienz

Eine der größten Herausforderungen des Mittelstands ist die Komplexität rund um administrative Aufgaben und Back-Office-Funktionen wie Entgeltabrechnung und Personalmanagement.

Oft mangelt es an effektiven Systemen – sofern man überhaupt wirklich von einem „System“ sprechen kann –, sodass die Unternehmen auf manuelle Prozesse angewiesen sind. Dies verleitet die Mitarbeiter dazu, Prozesse auf der Grundlage von Spreadsheets und ähnlichen Anwendungen zu entwickeln. Somit verteilen sich Daten auf eine Vielzahl voneinander getrennter Systeme, wodurch das Risiko von Datenfehlern entsteht.

„Die Zunahme des administrativen Aufwands und von manuellen Prozessen stellt den Mittelstand vor große Herausforderungen“, so Greg Bloom, Regional Vice President der Unternehmensberatung Mercer und Head of Enterprise Technology Deployments for the Mid-Market. Er betont, dass Unternehmen „mehr Effizienz und Effektivität im Hinblick auf Mitarbeiter, Prozesse und Technologien“ erreichen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und nachhaltig zu wachsen.

„Mittelständische Unternehmen auf Wachstumskurs geraten nicht selten ins Schleudern“, weiß Stewart vom NCMM. „Der Papierkram hält den Betrieb auf und das Management mehrerer Informationssysteme, die das Wachstum mit sich bringt, wächst ihnen schnell über den Kopf.“

Diese lästigen Verwaltungsaufgaben erschöpfen überdies schnell die vorhandenen Finanz- und Personalressourcen, da sie die Mitarbeiter von strategischeren Aufgaben wie der Datenanalyse und der Pflege von Geschäftspartnerschaften abhalten.

„Zur Förderung der Entwicklung mittelständischer Unternehmen – sei es in Form von organischem Wachstum, Übernahmen, Fusionen oder dem Börsengang – sollten sich Finanz- und HR-Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren und nicht mit manuellen Arbeiten aufhalten“, so Bloom.

Pioneer Energy Services bietet Landbohr- und Produktionsdienstleistungen für Unternehmen der Öl- und Gasbranche an. Im Bestreben, das Geschäft agiler zu gestalten und die Mitarbeiter zu fördern, sah sich die Firma mit zunehmender Komplexität und einer Flut administrativer Aufgaben konfrontiert. Zeitaufwändige manuelle Prozesse wie das Extrahieren und Abgleichen von Daten aus unterschiedlichen Systemen nahmen zu viel Zeit in Anspruch.

„Unser früheres System war veraltet. Wir hätten es um bis zu neun zusätzliche separate Produkte ergänzen müssen, um ein System zu erhalten, das mit dem Funktionsumfang der Workday-Plattform vergleichbar ist“, so Bill Schneider, Vice President of Information Technology bei Pioneer Energy Services. „Uns wurde klar, dass wir dem System entwachsen waren, als es unsere Geschäftsanforderungen nicht mehr erfüllen und das Unternehmenswachstum nicht mehr tragen konnte.“

Automatisierung ist der Schlüssel

Dank technologischer Fortschritte sind mittelständische Unternehmen inzwischen in der Lage, viele dieser lästigen Prozesse zu automatisieren. Unternehmensanwendungen, die In-Memory-Computing nutzen, mit integrierten Business Process Frameworks zur Optimierung von Effizienz und Skalierbarkeit ausgestattet sind und in der Cloud bereitgestellt werden, eignen sich dafür besonders gut.

Durch die Zusammenführung von HR, Analyse und Planung in einer einzigen Lösung können Unternehmen Prozesse abteilungsübergreifend standardisieren und automatisieren und Daten aus einer „Single Source of Truth“ beziehen.

Inzwischen sind solche Lösungen auch für den Mittelstand erschwinglich und sie können schneller und einfacher bereitgestellt werden als Altsysteme.

Im Folgenden wollen wir uns den HR-Bereich näher ansehen, in dem Prozessautomatisierung erheblich zum Unternehmenswachstum beitragen kann:

Elekta, ein wachstumsstarkes multinationales Unternehmen mit Hauptsitz in Stockholm und ein Pionier in der Behandlung von Krebs und Gehirnerkrankungen, setzte in der Vergangenheit eine Vielzahl verschiedener HR-Lösungen ein, mit denen selbst die einfachsten Aufgaben zur Herausforderung wurden. „Selbst grundlegende Informationen zu erhalten, beispielsweise wie viele Mitarbeiter wir beschäftigen, war für uns eine Herausforderung“, so Raymond L‘homme, Global HR Business Application Manager.

An die Stelle von 20 separaten Systemen trat eine einzige cloudbasierte Lösung für Human Capital Management, die die Prozesse unternehmensweit vereinheitlichte. Dadurch erhielten die Wachstumspläne des Unternehmens Rückenwind. „Der größte Vorteil ist die Tatsache, dass eine einzige Lösung reicht. Insbesondere unsere globalen Führungskräfte wissen das sehr zu schätzen“, so L‘homme. Heute arbeiten wir überall auf der Welt mit den gleichen Prozessen und haben eine einheitliche Benutzeroberfläche. Wenn wir eine Gehaltserhöhung planen, ist der Prozess in China derselbe wie in Schweden.“

Die Automatisierung hat Elekta seinen Wachstumszielen ein ganzes Stück näher gebracht.

„Durch Effizienzsteigerungen gelingt es mittelständischen Unternehmen, besser mit der Konkurrenz Schritt zu halten, neue Chancen wahrzunehmen und sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die an den Geschäftszielen und der Unternehmensstrategie ausgerichtet sind“, fasst Bloom zusammen.

Wo anfangen?

Als Ausgangspunkt können mittelständische Unternehmen ineffiziente Prozesse ermitteln, die dem Wachstum im Weg stehen, und erkunden, inwiefern Technologie dazu beitragen kann, diese Prozesse zu verschlanken und das Unternehmenswachstum besser planbar zu machen.

„Mittelständische Firmen sollten sich die Frage stellen: Haben wir die Systeme und Strukturen, die unser Wachstum unterstützen?“, so Stewart. „Es ist wichtig, dass sie die Fähigkeiten haben, ihr Unternehmen zu managen und zu expandieren.“

Je früher dies geschieht, desto besser. „Oft bietet sich mittelständischen Unternehmen schon in einer frühen Phase des Wachstumszyklus die Möglichkeit, Prozesse zu verschlanken und zu standardisieren. Für große Unternehmen gestaltet sich dies unter Umständen weitaus schwieriger“, so Bloom. „Mittelständler können auf diese Weise echte Kosteneinsparungen und Effizienzvorteile erzielen.“

2. An Veränderungen anpassen

Mittelständische Unternehmen haben gegenüber großen Firmen einen entscheidenden Vorteil: Agilität. „Mittelständler haben genug Raum zum Wachsen und sind nicht dem Gesetz der großen Zahlen unterworfen“, erklärt Stewart. „Dadurch können sie schnell reagieren und sich aktuelle Trends zunutze machen.“

Doch um aus neuen Chancen Kapital zu schlagen, ist effektive Unternehmensplanung gefragt, und das ist normalerweise kein Bereich, in dem der Mittelstand brilliert.

„Mittelständler müssen die strategische Planung oft hinter anderen Prioritäten zurückstellen: Die Geschäftsführung ist eher auf taktische und dringende Probleme fokussiert“, erläutert Bloom. „Wenn ihre Planung dann endlich Gestalt annimmt, kommt sie oft zu spät, ist nicht datenbasiert und versäumt es in der Regel, das ganze Unternehmen einzubeziehen.“

Schuld an schlechter Planung sind meist ineffektive Tools und Technologien. Organisationen setzen bei diesen Aufgaben häufig auf Tabellen und die Daten sind auf mehrere Systeme verteilt, sodass die Geschäftsleitung sie zur Analyse erst manuell zusammenführen und abgleichen muss.

„Viele mittelständische Unternehmen nutzen Altsysteme, die für administrative Back-Office-Aufgaben und die Auswertung vergangener Aktivitäten konzipiert sind und nicht dafür, aktuelle Aktivitäten zu steuern und für die Zukunft zu planen“, so Bloom.

Kontinuierlich planen

Doch im heutigen Geschäftsumfeld müssen Unternehmen stets über Veränderungen auf dem Laufenden bleiben und rechtzeitig darauf reagieren. Das gilt für die Erkennung potenzieller Störungen oder Wettbewerbsrisiken ebenso wie für neue regulatorische Auflagen oder die Sensibilisierung für sich wandelnde Kundenerwartungen.

Um mit dem Wandel Schritt zu halten, muss eine kontinuierliche Planung integraler Bestandteil der Mentalität sein. Traditionelle Planungsansätze wie etwa statische Jahresbudgets sind heute nicht mehr sinnvoll.

Die gute Nachricht ist, dass Planungslösungen für mittelständische Unternehmen inzwischen einfacher zugänglich und erschwinglicher sind. Gerald Harris, Senior Manager of Enterprise Performance Management bei KPMG Global, beleuchtet dieses Thema in der KPMG-Studie „Planning, Budgeting, and Forecasting: An Eye on the Future“.

„Meines Erachtens markiert die Verlagerung in die Cloud den wohl größten Fortschritt in der Geschichte der PBF-Technologie (Planung, Budgetierung und Forecasting)“, so Harris. „Dank der geringeren Betriebskosten können sich nun nicht nur große Unternehmen, sondern auch mittelständische Firmen effizientere PBF-Prozesse leisten. Jetzt gibt es kaum noch eine Entschuldigung, diese Aktivitäten manuell zu erledigen, da dies einfach keine Vorteile hat.“

Daten und Analysen in Echtzeit

Durch cloudbasierte Planungslösungen – insbesondere solche, die Daten aus mehreren Aufgabenfeldern in einem System zusammenführen – haben sich die Spielregeln in Bezug auf Daten und Analysen verändert.

„Durch die Konsolidierung von HR, Finanzen und Planung können Unternehmen sowohl den Inhalt als auch den Kontext von Ereignissen im Tagesgeschäft erfassen und Finanz-, Management- und operative Berichte nicht nur in Echtzeit bereitstellen, sondern diese auf der Basis von identischen Datensätzen erstellen“, so Bloom. „Dies verbessert die Qualität ihrer Daten und Berichte ganz erheblich und ermöglicht bessere Einblicke ins Geschäft, die zur Planung genutzt werden können.“

Dadurch ergibt sich ein entscheidender Vorteil bei der Planung und Umsetzung von Wachstumsstrategien. Mitarbeiter sind oft der größte Kostenfaktor eines Unternehmens. Echtzeit-Kennzahlen, z. B. Personalbestand und -Kosten, Umsatz und Cashflow, ermöglichen eine bessere Leistungsmessung, Problemerkennung und Anpassung an sich ändernde Umstände, wenn dies nötig wird.

Dieser Punkt war auch für die AAA Northern California, Nevada & Utah (NCNU) wichtig. Nach der Fusion mit zwei anderen Clubs wurde sie innerhalb weniger Jahre zu einem der größten regionalen Automobilclubs. „50 Prozent unserer Ausgaben gehen an die Mitarbeiter. Ein einheitlicher Planungsansatz, der sowohl traditionelle Finanzfunktionen als auch Personalplanung umfasst, ist uns daher wichtig“, so Dustin Cramer, Vice President of Financial Planning and Analysis bei der AAA NCNU. „Unsere Lösung enthält sowohl Finanz- als auch Personaldaten, und zwar immer live. Wir haben uns aus der Welt der Tabellenkalkulation verabschiedet. Die Bündelung aller Daten in einem einheitlichen System bietet uns viel mehr Transparenz. Wenn wir beispielsweise Recruitingdaten einpflegen, kann uns die HR-Abteilung gleich Feedback dazu geben, wie realistisch diese Planungsziele sind.“

3. Talente gewinnen und dauerhaft binden

Talentmanagement kann mittelständische Unternehmen ernsthaft in Bedrängnis bringen. Laut der Studie „Help Wanted“, herausgegeben vom NCMM und dem Metropolitan Policy Program der Brookings Institution, ist der Fachkräftemangel für den Mittelstand gerade wegen des ständigen Bedarfs an Personalressourcen besonders schmerzlich – und das obwohl in diesem Bereich mehr Arbeitsplätze geschaffen werden als in jedem anderen Wirtschaftssektor.

In den Entwicklungsländern Asiens sind die Regierungen nicht in der Lage, den Arbeitsmarkt aus dem Bildungssystem heraus angemessen mit jungen Arbeitskräften zu versorgen, die die Anforderungen der Arbeitgeber erfüllen. Hochmotivierte Absolventen und qualifizierte Fachkräfte zieht es eher in die Großunternehmen oder den öffentlichen Dienst. Größere Arbeitgeber bieten in der Regel höhere Löhne und bessere Zusatzleistungen, während der öffentliche Dienst größere Arbeitsplatzsicherheit und umfassende Versicherungsleistungen mit sich bringt. Kleine Arbeitgeber werden daher im heimischen Konkurrenzkampf um Fachkräfte oft an den Rand gedrängt.

Knapp 4 von 10 Führungskräften aus dem Mittelstand geben an, das Wachstumspotenzial ihres Unternehmens sei durch den Fachkräftemangel beeinträchtigt. Im Dienstleistungsbereich, Baugewerbe und Gesundheitswesen ist der Anteil sogar noch höher. Hinzu kommt, dass „mittelständische Unternehmen meist keinen renommierten Markennamen vorweisen können, der die Bewerber anlockt“, so Stewart.

Verschärft wird dieses Problem durch den Umstand, dass ihnen oft die interne HR-Infrastruktur fehlt, um leistungsstarke Programme zur Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern auf die Beine zu stellen. Das führt dazu, dass sich die Personalabteilungen in der Regel auf operative Aktivitäten beschränken, etwa das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Unterstützung der Alltagsbedürfnisse der Mitarbeiter. Dadurch bleibt weniger Zeit für aktive Maßnahmen zur Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern, was wesentliche Auswirkungen auf das Wachstum eines Unternehmens haben kann.

Fehlende Weiterbildungsmaßnahmen sind eine weitere Wachstumshürde. Die Studie ergab, dass das interne Schulungsangebot in mittelständischen Unternehmen rein bedarfsorientiert ist. So gaben 45 Prozent der Befragten an, nur bei entsprechender Notwendigkeit Schulungen durchzuführen; ein allgemeines Weiterbildungsprogramm gebe es nicht.

Mangelnde Hochschulförderung

Die Studie verdeutlicht, dass mittelständische Firmen außerdem einen schlechteren Zugang zu Ressourcen und Talenten aus Hochschulen und Bildungsprogrammen haben. So heißt es dort: „Traditionelle Rekrutierungsquellen wie Universitäten und Berufsschulen sowie Weiterbildungsprogramme des öffentlichen Sektors lassen die besonderen Anforderungen mittelständischer Firmen meist außer Acht und sind eher auf große Unternehmen ausgerichtet.“

Der Grund dafür? „Nur wenige Mittelständler in den USA arbeiten mit dem staatlich geförderten Personalvermittlungssystem, da das Verhältnis zwischen Angebot und Nachfrage oft nicht stimmt“, so Stewart. „Das System ist für kleinere Unternehmen nicht leicht zu durchschauen. Oft sind die Formulare komplex und Agenturen schwer zu finden oder schlecht koordiniert.“

Außerdem weist er auf Probleme mit dem System hin. „Auf der Angebotsseite sind die Anreize oft falsch abgestimmt. Hochschulen sind in der Regel gerne bereit, spezielle Seminare für einen großen Arbeitgeber zu entwickeln, der im Gegenzug verspricht, Dutzende von Absolventen pro Jahrgang zu übernehmen. Es ist jedoch viel schwieriger, die Bedürfnisse einer ganzen Reihe von mittelständischen Unternehmen unter einen Hut zu bringen, selbst wenn sie insgesamt mehr Arbeitsplätze anbieten können.“

Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern verbessern

Es gibt viele Möglichkeiten für mittelständische Unternehmen, diese Probleme zu überwinden und die Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern zu verbessern, um erfolgreicher zu wachsen.

Stewart rät zu mehr Mut zur proaktiven Personalplanung, statt immer nur auf kurzfristige Bedürfnisse zu reagieren. Laut der Forschungsstudie „Mastering Talent Planning“ des NCMM in Zusammenarbeit mit Vistage besteht ein enger Zusammenhang zwischen exzellenter Personalplanung und dem allgemeinen Wachstum und Leistungsniveau eines Unternehmens.

„Unternehmen mit gut durchdachter Personalplanung – insbesondere solche, in denen es einen formalen Personalplanungsprozess sowie ein umfassendes Angebot an Initiativen in diesem Bereich gibt und in denen die Geschäfts- und Bereichsleiter ein Interesse daran haben, sich einzubringen – verzeichnen in der Regel das stärkste Wachstum und die beste Performance im Mittelstand.“

Auch das Vorhandensein von Bindungsstrategien ist wichtig, besonders weil die vorhandene Belegschaft in Zeiten starken Wachstums der beste Ausgangspunkt für eine Talentsuche sein kann. Performance Management ist ein Bereich, der dazu beitragen kann, Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden, insbesondere dann, wenn es sich dabei nicht nur um ein jährliches Ereignis, sondern um einen kontinuierlichen Prozess handelt, der die Mitarbeiter fordert.

In der „Help Wanted“-Studie heißt es dazu: Mittelständische Firmen, die beim Performance Management brillieren, „haben meist Führungskräfte, die von dem Prozess überzeugt sind und ihn als integralen Bestandteil des Arbeitsalltags begreifen“. Statt einer formalen Performance-Beurteilung implementieren sie einen Prozess, der sich durch informelles Feedback auf kontinuierlicher Basis auszeichnet.

Darüber hinaus können regelmäßige Weiterbildungen und Lernaktivitäten Motivation und Engagement der Mitarbeiter fördern und im Zuge der Unternehmensentwicklung zur Entwicklung neuer Kompetenzen beitragen. Eine engere Zusammenarbeit mit externen Talentquellen bietet sich ebenfalls an. So wird in der „Help Wanted“-Studie dazu geraten, Beziehungen zu Professoren an örtlichen Hochschulen aufzubauen, um mit vielversprechenden Bewerbern in Kontakt zu treten, oder Schülern bzw. Studenten, die kurz vor dem Schul- bzw. Hochschulabschluss stehen, Sommerpraktika anzubieten.

Technologie als Stütze

Für viele mittelständische Unternehmen mag die Vorstellung, formale Prozesse für Personalplanung und -management zu entwickeln, illusorisch scheinen. Viele von ihnen arbeiten mit mehreren veralteten Anwendungen für Personal- und Talentmanagement, Benefits, Vergütung und Recruiting. Diese Systeme kosten viel Zeit und Ressourcen in der Handhabung und bieten nicht die Grundlagen und Funktionen, die für effektivere Talentmanagement-Praktiken nötig wären.

KMUs in Asien stehen vor ähnlichen Herausforderungen, beispielsweise beim Handling von Finanz-, Technologie-, Personal- und Marktdaten und ganz besonders bei der Anpassung im Hinblick auf die Chancen und Risiken, die die Globalisierung mit sich bringt.

Doch die technologischen Fortschritte erleichtern mittelständischen Unternehmen heutzutage den Aufbau modernerer Personalfunktionen. Dank cloudbasierter Systeme, die Human Capital Management, Talentmanagement, Recruiting und Learning in einer einzigen Lösung zusammenführen, sind die Unternehmen nun in der Lage, diese Prozesse zu optimieren und den Zeitaufwand für die manuelle Abstimmung unterschiedlicher Systeme zu verringern.

Diese abteilungsübergreifende Informationsquelle, eine „Single Source of Truth“, bietet zudem größere Transparenz im Hinblick auf die Gesamtkosten und die Performance der Mitarbeiter. Im Zuge ihres Wachstums können mittelständische Unternehmen nun auch Fragen wie die folgenden beantworten: Arbeiten in meinen wichtigsten Projekten auch meine besten Leute? Wo finde ich die besten Fachkräfte? Wer sind unsere Fluktuationsrisiken? Wo gibt es Lücken in der Führungsnachfolge? Welche Mitarbeiter leisten den größten Beitrag zum Umsatz?

Unibail-Rodamco, Europas führendes börsennotiertes Unternehmen für gewerbliche Immobilien, entschied sich dafür, seine HR-Abläufe in die Cloud auszulagern, um seine Präsenz in 12 Ländern zu unterstützen und das Unternehmenswachstum anzukurbeln.

„Um uns für die Zukunft optimal aufzustellen, ist es wichtig, ein HR-System zu finden, das schneller Wachstum und Wandel unterstützen kann und uns gleichzeitig länderübergreifend mehr Transparenz hinsichtlich unseres Personals bietet“, so Sylvain Montcouquiol, Chief Human Resources Officer bei Unibail-Rodamco.

Fazit

Der Mittelstand deckt essenzielle Bedürfnisse der Weltwirtschaft ab, denn dort werden neue Stellen geschaffen, Innovationen angestoßen und Wachstum gefördert. Mittelständische Unternehmen sehen sich mit einer Reihe sehr spezifischer Herausforderungen konfrontiert. Doch dank technologischer Fortschritte und mithilfe neuer Ansätze für betriebliche Effizienz, Planung und Personalmanagement können sie diese nun auf neue, effektivere Art bewältigen. Mit besserer Unterstützung und besseren Tools, die Ihrem Unternehmen helfen zu wachsen und erfolgreich zu sein, sieht die Zukunft vielversprechend aus.