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Workday und Kindred at Home

Als größter Fachanbieter im Bereich postakute Pflege in den USA bietet Kindred at Home an über 600 kommunalen Standorten in 40 Bundesstaaten ambulante Pflegeleistungen für mehr als 350.000 Patienten an.

Workday-Produkte: Enterprise Planning

Dank Workday Adaptive Planning haben wir über einen Dreijahreszeitraum hinweg einen jährlichen ROI von knapp 350.000 $ erzielt – mit Einsparungen von mehr als 1 Million $.

Vice President, Business Operations

US-Gesundheitsdienstleister steigert ROI um 751 % in weniger als zwei Monaten

Zahlreiche Übernahmen und die Gründung Hunderter neuer Standorte im ganzen Land hatten bei Kindred at Home, einem der größten ambulanten Pflegedienste in den USA, zu einem komplexen Budgetplanungs- und Reporting-Prozess geführt. Der Gesundheitsdienstleister sah sich mit einer düsteren Diagnose konfrontiert: Für das Budgetmanagement waren dieselben Kräfte verantwortlich, die auch in der Pflege tätig sind. „Die meisten unserer Standorte werden von den Pflegekräften geleitet. Wirtschaft war schon in der Schule häufig nicht ihr Lieblingsfach, daher brennen sie nicht gerade für den Budgetierungsprozess“, so Aimee McCorkle, Vice President, Business Operations. Hinzu kamen ständige Gesetzesänderungen im Zusammenhang mit Medicare-Erstattungen und regelmäßige Umstrukturierungen der Organisationshierarchie durch Übernahmen, Zusammenlegungen und neue Standorte. Mit Microsoft Excel und der bisherigen On-Premise-Planungssoftware des Unternehmens war diese Komplexität kaum zu bewältigen.

Das Rezept? Workday Adaptive Planning. Mit Workday Adaptive Planning war das Finanzteam von Kindred at Home in der Lage, den Prozess für das Personal, das gleichermaßen für Budgets und Pflege zuständig ist, zu vereinfachen. Dies führte zu transparenteren und flexibleren Budgets im gesamten Unternehmen und entlastete die Pflegekräfte zugunsten ihrer Kernaufgaben. „Mit Workday Adaptive Planning dauert der Budgetplanungsprozess nicht mehr rund fünf Monate, sondern nur noch drei“, resümiert McCorkle. „Durch diese Zeiteinsparung hat das Finanzteam nun mehr Kapazitäten, um unsere Geschäftsinitiativen gemeinsam mit dem Operations- und Sales-Team voranzutreiben. Endlich bleibt mehr Zeit zur ROI-Planung und -Modellierung für Neugründungen. Wir können uns sogar mit Übernahmen befassen, während wir früher die Hälfte des Jahres mit der Budgetplanung beschäftigt waren.“

Herausforderungen

  • Neben Problemen mit der Versionskontrolle fiel es den Endanwendern aus dem Pflegepersonal schwer, den Budgetprozess mit der damaligen On-Premise-Software auf der Basis von Excel und Oracle Hyperion fristgerecht abzuschließen.
  • Änderungen, die für eine Niederlassung vorgenommen wurden, konnten erst am nächsten Tag integriert werden, da dazu von einem Administrator eine Geschäftsregel zur Berechnung konsolidierter Snapshots ausgeführt werden musste.
  • Es gab Schwierigkeiten bei der regelmäßigen Anpassung des Modells an neue gesetzliche Vorschriften, Medicare-Erstattungsregeln und die Geschäftsstruktur.
  • Ein langwieriger Budgetplanungsprozess hinderte die Finanzabteilung daran, bei der Geschäftsplanung mit Operations- und Sales-Team zusammenzuarbeiten.

Ergebnisse

  • Workday Adaptive Planning wurde in nur drei Monaten unternehmensweit für 500 Anwender zum Einsatz gebracht, wobei die intuitive Software auf mehr Akzeptanz stieß als der vorherige Prozess.
  • Die Pflegekräfte, die auch das Budget verwalten, konnten die Budgetdaten nun direkt eingeben und so konkrete Prognosen für die lokalen Märkte erstellen.
  • Dank der größeren Flexibilität des Modells konnten größere Änderungen, z. B. Anpassungen der Medicare-Erstattungsregeln oder Organisationsänderungen, besser bewältigt werden.
  • Das Finanzteam gewann durch zeitliche Entlastungen zwei Monate für strategische Aufgaben wie Investitionsplanung und Übernahmen.

 

Mit Workday Adaptive Planning OfficeConnect werden Daten automatisch aktualisiert. Das bedeutet, dass sich Haushaltspräsentationen für den Vorstand in wenigen Stunden erstellen lassen, während dies früher eine Woche in Anspruch nahm.

Vice President, Business Operations

Herausforderung

Wie viele Unternehmen, die durch Übernahmen gewachsen sind, verfügte auch Kindred at Home über mehrere Lösungen für Budgetplanung und Reporting. Der Budgetierungsprozess für seine 400 Standorte innerhalb der USA war langwierig und mühsam. Die Anwender waren angesichts des hohen Zeitaufwands frustriert, bei Rollups musste eine Vielzahl von Regeln beachtet werden, wodurch die Komplexität stieg, und es herrschte insgesamt ein hohes Maß an Unzufriedenheit mit dem gesamten Prozess.

Strategie

Kindred at Home ging 2012 in die Due-Diligence-Phase und evaluierte eine Reihe von Lösungen, darunter Workday Adaptive Planning und Oracle. Eines der neu erworbenen Unternehmen hatte Workday Adaptive Planning bereits zu einem früheren Zeitpunkt eingeführt und gute Erfahrungen mit der Lösung gemacht, was die Entscheidung des Managements maßgeblich beeinflusste. Letztendlich sprachen mehrere Punkte für Workday Adaptive Planning:

  • Workday Adaptive Planning hatte sich in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität bereits in einer Abteilung von Kindred at Home bewährt.
  • Das Cloud-Bereitstellungsmodell versprach nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine schnelle Implementierung. Außerdem bot es Kindred at Home die Flexibilität, ohne zusätzliche IT-Investitionen neue Niederlassungen und Anwender hinzuzufügen.
  • Dank der Benutzerfreundlichkeit von Workday Adaptive Planning konnten der Schulungsbedarf gering gehalten, die Mitarbeitereinbindung verbessert und das Deployment deutlich vereinfacht werden.
  • Die Kosten ließen sich im Betriebsbudget bündeln.

Kindred at Home begann 2012 mit der Implementierung von Workday Adaptive Planning und ging im Rahmen eines phasenweisen Deployments zunächst mit dem Unternehmensbereich für die häusliche Krankenpflege in den Live-Betrieb. Das Deployment dauerte nur drei Monate und war ein voller Erfolg. Im Laufe des nächsten Jahres gingen in schneller Folge auch die übrigen Bereiche live. Das kommende Haushaltsjahr wird das erste sein, in dem das gesamte Unternehmen Workday Adaptive Planning für den Budgetierungsprozess einsetzt. Erste Erfolge sind bereits sichtbar. Alle Teams im Unternehmen nutzen nun Workday Adaptive Planning für die Budgetplanung. Die Lösung bietet ihnen einen beispiellosen ganzheitlichen Überblick über das Unternehmen. Die Anwender berichten von erheblichen Zeiteinsparungen, wobei sich die Arbeitsbelastung des Finanzteams um mehr als zwei Monate verringert hat.

Wesentliche Vorteile

Durch den Einsatz von Workday Adaptive Planning konnte Kindred at Home die Transparenz erhöhen, die Motivation der Budgetverantwortlichen steigern und die Komplexität des Budgetprozesses reduzieren.

Wesentliche Vorteile des Projekts sind u. a.:

  • Höhere Produktivität der Budgetverantwortlichen: Bei den früheren Lösungen wurde der Prozess als frustrierend und aufwendig empfunden. Eine Vielzahl von Rollup-Regeln verkomplizierten das Verfahren und die Anwenderoberfläche war unübersichtlich.  Angesichts der wachsenden Frustration wurde ein Großteil der Verantwortung für den Budgetprozess auf das regionale Finanzteam übertragen. Durch die Einführung von Workday Adaptive Planning konnte die Motivation des Managements an den einzelnen Niederlassungen gesteigert und die Verantwortung für den Prozess auf dieses übertragen werden. Dadurch sank auch die Arbeitsbelastung des regionalen Teams deutlich. In der Folge ist die Produktivität der Management-Teams gestiegen und der Prozess für sie transparenter geworden.
  • Produktivitätssteigerung beim Finance Director und Finance Associate Vice President (AVP): Vor der Einführung von Workday Adaptive Planning lag die Haushaltskonsolidierung und -validierung für das gesamte Unternehmen größtenteils in der Verantwortung des Finance Director und des Regional Associate Vice President (AVP).  Seit der Implementierung von Workday Adaptive Planning konnte ihr Arbeitsaufwand von fünf Monaten auf drei reduziert werden.
  • Mehr Transparenz: Vor Workday Adaptive Planning waren bei Kindred at Home verschiedene Tools für Budgetierung und Planung im Einsatz. Jetzt profitieren alle Mitarbeiter von lückenloser Prozesstransparenz sowie einer einheitlichen Sicht auf das gesamte Unternehmen.
  • Senkung und Wegfall von Software- und Beratungskosten: Durch die Abschaffung seiner Altsysteme konnte Kindred at Home die Software-Kosten senken und Supportleistungen für diese Systeme reduzieren. Die ehemaligen Supportverantwortlichen konnten anderen geschäftlichen Initiativen bei Kindred at Home zugewiesen werden.

Best Practices

Da einer der Unternehmensbereiche von Kindred at Home Workday Adaptive Planning bereits implementiert hatte, konnte das Finanzteam auf deren Erfahrungen zurückgreifen. Da Workday Adaptive Planning als Standardlösung im gesamten Unternehmen eingeführt werden sollte, entwickelte das Finanzteam einen umfassenden Projektplan und sorgte dafür, dass der CFO über alle relevanten Informationen verfügte und hinter der Initiative stand. Außerdem entwickelte das Team einen Entwurf des Modells und der gewünschten Berechnungen, um sicherzustellen, dass dem Implementierungsteam von Anfang präzise Informationen vorlagen.

Eine weitere Best Practice des Teams sieht vor, die Organisationsstruktur gleich zu Beginn festzulegen. Dies ist für den Erfolg eines Planungs- und Budgetmodells von entscheidender Bedeutung. Zu Anfang des Prozesses ist dies kein Problem, doch wenn der Budgetprozess erst einmal im Gange ist, wird es immer schwieriger, größere Anpassungen vorzunehmen. Zudem ist es wichtig, frühzeitig Benennungskonventionen und Metriken festzulegen, um Konsens und Konsistenz für den gesamten Prozess zu gewährleisten.

Berechnung des ROI

Nucleus quantifizierte für Kindred at Home die anfänglichen und laufenden Kosten für Softwarelizenzen und -abonnement, die Personalkosten für die Implementierung und den Support der Anwendung sowie die Kosten für Mitarbeiterschulungen und Beratungsleistungen über einen Zeitraum von drei Jahren, um die Gesamtkosten für Workday Adaptive Planning zu berechnen.

Als unmittelbare Nutzenvorteile wurden der Wegfall der Lizenzgebühren und Beratungskosten für Oracle Hyperion sowie die Umschichtung von Personal auf andere Projekte ermittelt. Zu den indirekten Nutzenvorteilen gehörte die höhere Produktivität des Finanzteams, der IT-Abteilung und des Budgetmanagements, die durch die Abschaffung der vorherigen Lösung und das Deployment von Workday Adaptive Planning erzielt wurde, berechnet auf Basis der durchschnittlichen jährlichen Gesamtkosten pro Beschäftigten.

Nicht berücksichtigt wurden die zusätzlichen Effizienzgewinne und Einsparungen, die Kindred at Home durch die zukünftige erweiterte Nutzung von Workday Adaptive Planning erzielen wird.