Ricoh Australia ist unter anderem deshalb so erfolgreich, weil das Unternehmen genau weiß, wie die Technologie die Arbeitsweise der Menschen beeinflusst. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sucht es stets nach neuen Wegen zur Verbesserung der Produktivität und Innovation. Das HR-Team von Ricoh – intern als People & Purpose bezeichnet – wendet denselben Ansatz bei seiner Personalstrategie an. Das Unternehmen ist zu einem Schrittmacher bei der Einführung neuer Technologien und Lösungen geworden, die das Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen verbessern“. Früher dauerte es drei bis vier Monate, bis die Ergebnisse einer Mitarbeiterumfrage verarbeitet und im Unternehmen bekannt gemacht wurden. Die Mitarbeiter hatten das Gefühl, dass ihr Feedback ins Leere lief. Manager konnten nicht zeitnah reagieren und die HR-Abteilung war in einem endlosen Kreislauf gefangen. Der CHRO von Ricoh Australia erklärt, warum das Unternehmen seinen vorherigen Anbieter ersetzt hat, warum die Plattform seinem Team eine agilere Arbeitsweise ermöglicht und welche Ergebnisse mit Workday Peakon Employee Voice erzielt wurden.
Wichtigste Ergebnisse
- Das HR-Team von Ricoh sparte mindestens 100 Verwaltungsstunden ein, die normalerweise für die Datenanalyse, die Vorbereitung von Workshops, Präsentationen und interne Mitteilungen für jede Umfragerunde aufgewendet worden wären.
- Seit der Einführung von Workday Peakon Employee Voice im Mai 2019 hat sich die Mitarbeitereinbindung von Ricoh in der Kommunikation von 6,2 auf 7,3 erhöht. Damit ist das Unternehmen von den unteren 25 % der Branchenkollegen in die oberen 25 % aufgestiegen. Diese Verbesserungen sind das Ergebnis von rund 16.000 Mitarbeiterkommentaren.
- Der Recognition Driver Score von Ricoh verbesserte sich nach der Einführung eines neuen Recognition-Programms im April 2019 von 6,4 auf 7,3 – es stieg im gleichen Zeitraum von -18 auf +14.
Auf der Suche nach einer agilen Lösung für die Mitarbeitereinbindung
Die Problematik anderer Plattformen für die Mitarbeitereinbindung besteht darin, dass zwischen den einzelnen Umfragen viel Arbeit anfällt, unabhängig davon, ob sie jährlich oder in regelmäßigen Abständen genutzt werden. Um es mit einem australischen Sprichwort zu sagen: Es war, als würde man die Sydney Harbour Bridge neu streichen. Bis alle Daten ausgewertet und in ein Format für die Weitergabe an Ihre Führungskräften und Mitarbeiter gebracht wurden, stand bereits Zeit die nächste Umfrage an.
Bei Ricoh dauerte es früher drei bis vier Monate, bis alle Umfragedaten in ein Format gebracht waren, das sich zur Analyse und Präsentation für den Rest des Unternehmens eignete. Nach der Entdeckung von Workday Peakon Employee Voice wurde klar, dass die weltbekannten Lösungen, die seit Jahrzehnten eingesetzt werden, nicht die einzigen Produkte sind. Ricoh war ursprünglich ein Druckerhersteller, aber es wird immer weniger gedruckt und die Branche befindet sich im Umbruch. Wenn sich der Wandel beschleunigt, bringt es große Vorteile, bereits über die gesamte Analyse zu verfügen. Die Organisation kann häufiger Umfragen durchführen, den Mitarbeitern mehr Feedback geben und ohne 3- oder 4-monatige Verzögerung auf die Ergebnisse reagieren.
Problemlösung durch Dialog
Ein entscheidender Faktor war die Möglichkeit, Gespräche in beiden Richtungen zu führen. Früher beschwerten sich die Mitarbeiter, weil sie immer wieder dasselbe Feedback gaben, ohne zu wissen, ob es ankam. Geschweige denn, ob darauf reagiert wurde. Dies ist eine in Umfragen zur Mitarbeitereinbindung häufig geteilte Ansicht. Workday Peakon Employee Voice ermöglichte nicht nur die Erfassung und automatische Analyse des Feedbacks der Mitarbeiter, sondern auch die Reaktion darauf. Das konnte sowohl ein einfaches „Wir arbeiten daran“ sein oder auch, dass der Manager der betroffenen Person die getroffenen Maßnahmen erläuterte.
Wenn neue Initiativen gestartet oder spezifische organisatorische Änderungen vorgenommen werden, kann dabei mitgeteilt werden, dass die Maßnahmen als direkte Reaktion auf das in Workday Peakon Employee Voice eingereichte Feedback getroffen wurden. Damit wird eine Verknüpfung zur Umfrage über die Mitarbeitereinbingung hergestellt. In den Augen der Mitarbeiter wird damit bestätigt, dass ihr Feedback tatsächlich zu Verbesserungen führt und es nicht nur eine Pflichtübung ist. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Unternehmensorganisation ihnen zuhört, ist dies ein echter Motor für ihr Engagement.
Bewertung neuer Initiativen durch Mitarbeiter-Feedback
Das Unternehmen startete ein neues Recognition-Programm etwa zur gleichen Zeit, als Workday Peakon Employee Voice eingeführt wurde. Die Werte im Recognition Driver in Workday Peakon Employee Voice verbesserten sich sofort und die Mitarbeiter äußerten sich in Kommentaren, wie sehr sie die neue Plattform schätzten. Das bestätigte nicht nur die Wahl der Plattform, sondern auch das Feedback von Workday Peakon Employee Voice als Möglichkeit, den Erfolg unserer Initiativen zu messen und zu verfolgen.
Ein weiterer Bereich, in dem es zu Verbesserungen kam, ist die Kommunikation. Die Bewertungen waren anfangs sehr niedrig, mit vielen spezifischen Feedbacks, die sich auf das Intranet des Unternehmens und den Bedarf an mehr Sichtbarkeit seitens der Führungskräfte bezogen. Nach der Einführung neuer Kommunikationsinitiativen haben sich nicht nur die Werte für den Sub Driver Kommunikation verbessert, sondern das Team ist auch in der Lage, seine Bemühungen auf der Grundlage des Feedbacks von Mitarbeitern genauer auszurichten.