Omnico Group surft mit seinen Prognosen auf der Achterbahn des Wandels

Für Omnico reichten die Möglichkeiten von Excel schon länger nicht mehr aus. Das Unternehmen wollte daher mit Workday Adaptive Planning genauere Prognosen erstellen und flexibler planen.

Wer für die Software von sieben der 11 größten Freizeitparks der Welt verantwortlich zeichnet, steht vor einer großen Aufgabe. Entscheidend ist dabei vor allem, dass das Unternehmen mit präziser, flexibler Planung und Prognose schnell auf Veränderungen reagieren kann. Als führender Softwareanbieter für Einzelhandel, Gastronomie und Ticketing im Gastgewerbe hat die Omnico Group daher auf Workday Adaptive Planning umgestellt. Das Unternehmen war über die Möglichkeiten von Excel hinausgewachsen und brauchte eine Veränderung. „Als ich anfing, hatten wir noch keine Zeit, über Wertschöpfung nachzudenken. Es ging nur darum, Daten genau zu konsolidieren und Basisberichte zu erstellen“, erklärt Tom Siviter, Finanzcontroller der Omnico Group im Vereinigten Königreich. Tabellenkalkulationen und Prozesse, die sich nicht an das Wachstum des Unternehmens anpassen ließen, verärgerten die Belegschaft zunehmend und die Genauigkeit litt darunter. Omnico brauchte etwas Neues, so viel war klar. Das Unternehmen benötigte ein flexibleres Modell, um das Finanzteam in die Lage zu versetzen, die Datenerfassung zu automatisieren und mehr Zeit für die Analyse freizuspielen. Erst dann würde es möglich werden, tiefere Einblicke zu erhalten und innerhalb des Unternehmens eine gewichtigere Stellung als Partner einzunehmen.

Nachdem Omnico Workday Adaptive Planning eingeführt hatte, war der Umschwung da. Das Finanzteam kann jetzt mit einem Mausklick komplexe Modelle und Dashboards erstellen. Wenn Geschäftspartner eine Änderung oder ein Was-wäre-wenn-Szenario anfordern, kann das Finanzteam innerhalb von Minuten darauf reagieren. Heute werden Umsatzmodelle zur Analyse von Trends, die sich auf den Umsatz auswirken, live während der Besprechungen begutachtet, sodass auftauchende Fragen direkt beantwortet werden können. Mit Excel war das vorher nicht möglich. Führungskräfte können sogar ihre eigenen Daten über die einfache Benutzeroberfläche schnell erfassen. Das Finanzteam hat daher mehr Zeit, sich auf die Strategie zu konzentrieren statt auf die Datenvalidierung. „Anstatt nur Zahlen zu liefern, kann ich jetzt mit dem Vorstand über die Veränderungen sprechen, an meinen Schreibtisch zurückkehren und zehn Minuten später einen neuen Bericht vorlegen“, sagt Siviter. „Dadurch bin ich an den Entscheidungen beteiligt. Ich werde zu einem echten Geschäftspartner und bin nicht nur jemand, der die Anfragen hört und sich überlegt, wie lange es dauert, bis ich mit komplexen Excel-Prozessen das Gewünschte liefern kann.“

Mit Workday Adaptive Planning ist ein Karrieresprung möglich: vom Analysten, der sich um die Prozesse und die Ausarbeitung all dieser Dinge kümmert, hin zu den nützlichen Informationen, die die getroffenen Entscheidungen beeinflussen können.

U.K. Financial Controller

Herausforderungen

  • Eine riesige Excel-Gruppenumsatzdatei mit allen Verkaufsabschlüssen, Verkaufsstufen und Umsätzen erforderte das manuelle Ausschneiden und Einfügen aller Ist-Daten. Jeden Monat war dafür eine exorbitante Anzahl von Tagen erforderlich.
  • Die Beschränkungen von Excel machten es unmöglich, die Trends zu analysieren, die sich auf die Bilanz und den Cashflow auswirken. Die Mitglieder des Finanzteams wurden damit als Zahlenjongleure isoliert, anstatt strategische Geschäftspartner zu werden.
  • Statische Planung ermöglichte kein aktives Management der Prognose. Es gab keine Möglichkeit, Lücken in der Prognose zu erkennen oder Risiken in den Zahlen zu bestimmen. Schließlich konnten auch keine rollierenden Prognosen erstellt werden. Das Finanzteam verbrachte die ganze Zeit damit, Daten abzurufen und einfache Berichte zu erstellen.
  • Bei der Entwicklung einer Prognoselösung musste das Finanzteam Informationen aus verschiedenen Datenpunkten konsolidieren, die sich dann ständig änderten, sodass sie fast schon bei der Eingabe ungenau waren.

Ergebnisse

  • Durch die aktive Planung ist das Finanzteam zu einem agileren und strategischeren Geschäftspartner geworden, der eine kontinuierliche Planung anhand von Daten aus dem gesamten Unternehmen ermöglicht.
  • Ein fortlaufender Prognose- und Reportingprozess ermöglicht jetzt strategischere, vorausschauende Geschäftsentscheidungen, die mit dem Wachstum des Unternehmens skaliert werden können.
  • Mit der Szenarienplanung kann das Finanzteam die Einnahmen in spezifische Aufträge aufschlüsseln und feststellen, ob es sich um wiederkehrende Aufträge, Verlängerungen oder Verkaufsverpflichtungen handelt. Das schärft das Bewusstsein des Vertriebsteams dafür, was es tun muss, um seine Zahlen zu erreichen.
  • Mit dem Selfservice-Reporting können Führungskräfte innerhalb weniger Minuten Daten finden und nutzen, um ihre eigenen Berichte zu erstellen.


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