INTO bringt mehr Präzision in die Prognose- und Modellierungsfunktionen

„Da die Mitarbeiter den Daten in Workday Adaptive Planning vertrauen, sind wir zu einer Art Geschäftspartner geworden, der die Entscheidungen mitgestaltet und lenkt“ – Group Reporting Analyst

Diese Welt ist schnelllebig und komplex – insbesondere für INTO University Partnerships Limited. Dabei handelt es sich um eine globale Organisation für Ausbildungspartnerschaften mit Hauptsitz in Brighton, Großbritannien. Im Rahmen von Joint Ventures bringt INTO renommierte Universitäten mit Studierenden zusammen, die internationale Ausbildungserfahrungen suchen. 

Das Finanzteam von INTO soll sicherstellen, dass die Rentabilität des Unternehmens unter den sich ständig ändernden Marktbedingungen und den sich weiterentwickelnden Branchentrends gewährleistet ist. 

Die Universitäten und Vertretungen werben weltweit um Studierende und jedes Gebiet verfügt über ein eigenes Budget.  Für das Finanzteam bedeutete dies in der Regel den arbeitsintensiven Prozess der Überprüfung und Integration von 60 bis 70 Tabellenkalkulationen mit unterschiedlichen Währungen in der Hoffnung, ein vollständiges Bild zu erhalten.  

Angesichts des fortschreitenden Wandels erkannte INTO die Notwendigkeit, die eigene Lösung für Finanzprognosen und Analysen zu aktualisieren, um effizienter zu werden und die Prognose- und Modellierungsfunktionen zu nutzen.

Außenstellen profitieren von einer Single Source of Truth.

Die Entscheidung für Workday Adaptive Planning fiel bei INTO durch die Zusammenarbeit mit dem Workday Adaptive Planning-Partner Clear Plan. Dieser konnte den wichtigsten Entscheidungsträgern von INTO den beträchtlichen Wert der Lösung und ihre Integrationsmöglichkeiten mit der bestehenden MIS-Lösung von INTO vermitteln. 

Schon bald erkannte das Finanzteam von INTO das Transformationspotenzial von Workday Adaptive Planning. Unzählige Tabellenkalkulationen werden nun mit Finanzdaten in einem Reporting konsolidiert, das eine Single Source of Truth darstellt.  Durch die weitgehende Beseitigung von Versionskontrolle und Fehlern konnte die Produktivität des Finanzteams erheblich gesteigert werden. Dashboard-Funktionen ermöglichen es den wichtigsten Stakeholdern, in Echtzeit auf Daten zuzugreifen. 

„Jetzt können wir uns nicht nur darauf verlassen, dass die Informationen korrekt sind und sich immer am gleichen Ort befinden, sondern verwalten und kontrollieren die Zahlen auch aus der Ferne“, sagt Chris Wright, Group Reporting Analyst bei INTO.  „Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn nahezu jedes Joint Venture – Universität und Studierendenhilfe in jedem einzelnen Land – völlig unterschiedlich ist, sein eigenes Budget hat und eigene Ziele verfolgt.“

Modellierung der Auswirkungen des Brexits

Die Bedeutung hochentwickelter Modellierungs- und Prognosefunktionen wurde für INTO nach dem Brexit-Votum besonders deutlich.

„Der Brexit hat natürlich zu einem enormen Vertrauenswandel bei den Studierenden geführt, die in Großbritannien studieren wollen“, so Wright.  „Der zunehmende Trend, dass Studierende eher in den USA als in Großbritannien studieren, dürfte sich durch den Austritt Großbritanniens aus der EU noch verstärken. Das hat erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftszahlen von INTO, ganz zu schweigen von anderen Variablen wie z. B. den Wechselkursen.  Mit Workday Adaptive Planning können wir diese Veränderungen schnell und recht genau modellieren und die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen erkennen. So etwas wäre vor Workday Adaptive Planning nicht möglich gewesen.“

Das Finanzteam wird zum Zukunftsgestalter

Durch die Nutzung von Workday Adaptive Planning wurde auch die Zusammenarbeit innerhalb von INTO intensiviert. Die Hälfte der 80 Anwender ist in nicht-finanziellen Geschäftsbereichen tätig. Dies zeigt, wie einfach die Lösung ist.  Die Daten werden direkt in Workday Adaptive Planning eingegeben. Auf diese Weise können die Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen und die Genauigkeit verbessern. Diskussionen drehen sich jetzt eher um die Nutzung von Daten als um die Zweifel an ihrer Gültigkeit. 

Vorausschauend strebt INTO eine Modellierung des Cashflows und des Personals über fünfjährige strategische Pläne an. Darüber hinaus ist geplant, die rollierenden Prognosen zu erweitern. So wird Workday Adaptive Planning zur täglichen Anlaufstelle für alle Finanzinformationen.

„Die Finanzen waren zuvor eher eine Back-Office-Funktion zum Zählen und Überprüfen von Daten“, so Wright.  „Da die Mitarbeiter den Daten in Workday Adaptive Planning vertrauen, sind wir zu einer Art Geschäftspartner geworden, der die Entscheidungen mitgestaltet und lenkt.  Wir können schnell und einfach auf Vorstandsanfragen antworten und Daten aus unterschiedlichen Perspektiven analysieren, um Einblicke für das Unternehmen zu generieren. Noch bezeichnender für unseren Erfolg mit Workday Adaptive Planning ist aber die Tatsache, dass wir die Lösung ununterbrochen im Einsatz haben – das ist doch ein regelrechter Praxistest!“


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