Für ein so großes Unternehmen hat KION eine bemerkenswert pragmatische Einstellung zur Rolle von Technologie im Unternehmen.
Dazu sagt Dr. Sylvia Bröning, Senior Director HR Solutions: „Wenn wir Technologie einsetzen, steht im Fokus, dass wir unsere Prozesse auf eine Weise schlanker und effizienter gestalten können, wodurch das gesamte Unternehmen profitiert, nicht nur die Personalabteilung.“
Schlankere Prozesse sorgen für Effizienzsteigerungen auf globaler Ebene
Dies war 2018 der ausschlaggebende Faktor für die Entscheidung, Workday zu implementieren. „Wir wollten ein Standard-Produkt – eine Cloud-Lösung, die wirklich mit uns wachsen kann“, fährt sie fort.
„Die ultimative Anforderung war vor allem die Integration. Wir wollten einen globalen Prozess schaffen und alle unsere Daten an einem Ort bündeln.“
Workday unterstützt unsere Digitalisierungsstrategie, die darauf abzielt, immer digitaler zu werden und dabei eine bessere Globalisierung und Integration zu erreichen.
Dr Sylvia Bröning, Senior Director HR Solutions
Globalisierte Prozesse für maximale Integration
KION ist eine komplexe Organisation. Als weit verteiltes Unternehmen mit globaler Präsenz konzentriert sich KION auf zwei Kernsegmente – Industriefahrzeuge (die Produktion von Gabelstaplern ist das Herzstück des Geschäfts) und Lieferketten-Lösungen.
„Unsere beiden Geschäftsbereiche verfolgen einen etwas unterschiedlichen Modus Operandi. Uns war es wichtig, dass wir beide global anpassen, integrieren und unterstützen können“, erklärt Dr. Sylvia Bröning. „Wir verfolgen die Strategie, mithilfe der Digitalisierung unsere Prozesse in der gesamten Organisation zu globalisieren, mit einem besonderen Fokus auf mehr Integration. Indem wir unsere Prozesse global halten, sind wir immer in Kontakt mit den Teams in der ganzen Welt. Und wir haben eine Governance-Struktur entwickelt, die dies durchgängig sicherstellt.“
Für KION ist die HR-Technologie das zentrale Instrument für die Anforderung, alle Informationen zu Mitarbeitern des Unternehmens an einem Ort zu bündeln. Dazu erläutert Dr. Sylvia Bröning: „Wir standen wirklich ganz am Anfang. Bei KION gab es kein globales HR-System. Der Digitalisierungsgrad im Personalwesen war sehr gering – Excel-lastige Prozesse, alles verlief papierbasiert und überwiegend manuell.“
Prozessoptimierung für verbesserte BenutzerfreundlichkeitEin Bereich, in dem sich Workday Extend als besonders wertvoll erwiesen hat, ist die Prozessoptimierung. „Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Verschlankung von Prozessen und vor allem die Benutzerfreundlichkeit geht," sagt Dr. Sylvia Bröning.
Als Beispiel nennt sie die Betriebsräte des Unternehmens, von denen sich rund 200 um die Belange der 10.000 KION-Mitarbeiter in Deutschland kümmern. „Wir haben zunächst die transaktionalen Elemente von Workday genutzt, um uns bei der Digitalisierung des Beratungs- und Rückspracheprozesses zu unterstützen. Aber da viele der Betriebsräte nicht täglich mit dem Computer arbeiten, erwies sich dies nicht als der beste Ansatz.
„Daher haben wir mit Workday Extend einen fortschrittlichen neuen digitalen Ansatz entwickelt. Er vereinfacht und rationalisiert den Prozess für sie und ist für alle Beteiligten viel schneller und einfacher zu nutzen. Das war ein großer Schritt nach vorn. Wir werden auch immer gefordert sein, Antworten auf die Veränderungen außerhalb unserer Organisation finden zu müssen - und dank der vorhandenen Technologie können wir dies deutlich effizienter und schneller.”
„Seit der Erstimplementierung haben wir die Lösung kontinuierlich erweitert. Wir haben Workday Extend genutzt, um neue Funktionen zu schaffen. Dadurch haben wir jetzt eine Lösung, die sich mit uns entwickelt, wenn wir uns als Personalabteilung und als Unternehmen verändern und reifen.“
Es ist enorm wichtig, dass wir unsere Prozesse schlanker und effizienter gestalten können, so dass nicht nur die Personalabteilung, sondern das gesamte Unternehmen effizienter arbeiten kann.
Dr Sylvia Bröning, Senior Director HR Solutions